10. Zet een buddy programma op
Onboarding Hack #10
De afgelopen jaren heb ik meer dan honderd recent gestarte medewerkers geïnterviewd van diverse organisaties. Hieruit blijkt dat een buddy een van de belangrijkste succesfactoren is voor een positieve onboarding ervaring.
>>> Een onboarding buddy is essentieel voor nieuwe medewerkers.
De buddy is de sleutel tot een succesvolle onboarding
Het is natuurlijk fantastisch dat buddies deze rol kunnen vervullen. Uit de interviews blijkt echter ook dat buddies degenen zijn die problemen, uitdagingen en onduidelijkheden glad strijken. Deels verbloemen ze dus ook wat er beter kan in onboarding programma’s.
Een goed opgezet buddy programma zorgt er dus ook voor dat deze informatie naar boven komt, zodat je jullie onboarding steeds weer kunt verbeteren.
Hoe zet je dan een goed buddy programma op?
Vijf stappen voor een succesvol onboarding buddy programma:
Bepaal de uitgangspunten
Leg het buddy programma vast
Realiseer ondersteunende tools
Train buddies
Evalueer en verbeter
1.
Bepaal de uitgangspunten
Begin met het bepalen van de uitgangspunten voor jullie buddy programma. Het opzetten van een buddy programma hoeft geen mega project te zijn, maar in een grote organisatie is het wel verstandig om uitgangspunten met elkaar te bepalen.
Denk hierbij aan:
Vanuit het perspectief van een nieuwe medewerker gezien; wat verwacht je van de buddy?
Wat moet een buddy kunnen (vaardigheden)?
Wat moet een buddy weten (kennis/ ervaring)? Op het gebied van inhoudelijke kennis kun je ook nog nadenken over het koppelen van nieuwe medewerkers aan een mentor.
Wie zou een goede buddy kunnen zijn? Een directe collega of kan het ook een collega van een andere afdeling zijn?
Hoe werf je buddies? En hoe selecteer je geschikte buddies?
2.
Leg het buddy programma vast
Beschrijf zo duidelijk mogelijk de verwachtingen, rol en activiteiten van een buddy. Maak ook duidelijk waar de buddy niet voor is. Dit is handig voor een goede samenwerking tussen buddy, manager en HR afdeling.
3.
Realiseer ondersteunende tools
Ook voor buddies is het handig om te weten hoe de complete onboarding van nieuwe medewerkers verloopt en wat het inwerkplan is van degenen waarvoor ze buddy zijn. Geef ze inzage in de complete onboarding journey en in het specifieke inwerkplan van de nieuwe medewerker.
Daarnaast kun je bijvoorbeeld ook denken aan een welkomstgesprek-blad. Hierop staan bijvoorbeeld handige vragen om elkaar snel te leren kennen, vragen over wederzijdse verwachtingen en ruimte voor concrete afspreken.
Case
Buddy Tools voor NCG (Nationaal Coördinator Groningen)
Samen met onze contactpersoon hebben we een aanpak ontwikkeld voor de eerste ontmoeting tussen de nieuwe medewerker en diens buddy. In verschillende rondes leren ze elkaar kennen, zowel persoonlijk als professioneel. Ook praten ze aan de hand van een plaat van de organisatie over de inrichting van afdelingen en functies. Tijdens deze bijeenkomst spreken ze onderling af hoe het buddyschap invulling krijgt. De nieuwe medewerkers spreken met de buddy over voorkeuren voor het inwerken (bijvoorbeeld: eerst rustig inlezen of gelijk het diepe in).
Terwijl de nieuwe medewerker de introductiedagen volgt, deelt de buddy de verwachtingen met het team waar de nieuwe medewerker gaat starten. Zo kan het team het inwerkplan nog aanscherpen op basis van de voorkeuren van de nieuwe medewerker.
4.
Train buddies
Buddy training
Breng buddies bij elkaar om het buddyschap door te nemen. Bespreek hier met elkaar hoe je denkt hier een goede invulling aan te gaan geven. Hier kun je natuurlijk ook een rollenspel aan toevoegen om bijvoorbeeld te oefenen met een coachende stijl.
Update bijeenkomsten
Om de buddies (en managers) elke maand weer fris aan de start te laten verschijnen, plan je een update bijeenkomst in. Bijvoorbeeld elke 3e week van de maand op maandag. Tijdens deze bijeenkomst praat je de buddies bij over hun rol, de verwachtingen en de aanpak. Laat hier zeker ook tijd voor vragen.
5.
Evalueer en verbeter
Evaluatiemomenten
Evalueer elk halfjaar of elk jaar met alle buddies. Wat werkt goed, wat zijn tips, waar kan het nog beter? Ook hier is het belangrijk om een goede sfeer te realiseren zodat de buddies van elkaar kunnen leren.
Verbeteringen doorvoeren
Gebruik de terugkoppeling die je krijgt van de buddies om na te gaan welke verbeteringen je aan het onboarding programma moet doen, zodat zij minder tijd kwijt zijn aan gaten dichtlopen.
We zijn benieuwd naar je mening!
Hulp nodig?
Wil je hier eens over doorpraten? Ben je nieuwsgierig naar onze buddy tools? Of heb je hulp nodig bij de realisatie van een buddy programma? We denken graag met je mee! Neem contact met ons op als je hier ook mee aan de slag wilt gaan. Of kom bij ons langs voor kennis en inspiratie. De Meet-Ups die we organiseren bij ons op kantoor zijn elke keer weer heel inspirerend en waardevol. Wil ook eens aansluiten? Check hier de aankomende meet-ups: Kennis Events
“Onboarding Hacks” is een serie blogs van onze onboarding expert Frank Philips.
Deze blogserie bestaat uit 22 Hacks waarin elke keer één onderwerp centraal staat. De hacks komen voort uit ons werk aan de onboarding programma’s voor diverse grote organisaties. Het doel achter elke hack is om meer verbinding te realiseren in de onboarding. Doe er vooral je voordeel mee!
Om de 2 weken verschijnt er een nieuwe hack. Wil je niks missen meld je dan aan voor onze onboarding inspiratie updates.
Ben je geïnteresseerd geraakt in wat wij met Yes! We Connect kunnen doen om de kracht van verbinding in jullie onboarding te brengen? Neem dan contact met ons op.