Wat is onboarding?
De laatste jaren is er steeds meer aandacht gekomen voor de onboarding van nieuwe medewerkers, mooi natuurlijk. Maar wat is onboarding eigenlijk?
Laten we beginnen met een omschrijving:
Onboarding is het proces om nieuwe medewerkers klaar te stomen voor hun taak binnen de organisatie.
Onboarding elementen
En daar komt natuurlijk het een en ander bij kijken:
Basics op orde
Nieuwe medewerkers hebben toegang nodig tot systemen en middelen. Denk hierbij aan een computer, toegang tot software, een toegangsbadge om het pand in te komen, werkkleding in de juiste maat,… en zoveel meer.
Inwerken
Nieuwe medewerkers hebben ook instructie, opleiding en training nodig om hun rol uit te kunnen oefenen. Hierbij is het van belang om duidelijk de verwachtingen uit te spreken.
Netwerk opbouwen
Voor de meeste rollen en functies is het van belang om een intern en extern netwerk op te bouwen:
Intern netwerk: contacten binnen de organisatie zoals je team, directe collega's en collega’s van andere afdelingen of vestigingen.
Extern netwerk: contacten buiten de organisatie zoals klanten, leveranciers en partners.
Warm welkom
Met een warm welkom stel je nieuwe medewerker op hun gemak en geef je ze de tijd en ruimte om te landen. Hier gaat het vooral om persoonlijke aandacht geven.
Introductie in de organisatie
Om in de organisatie mee te kunnen draaien en deze ook naar buiten toe te kunnen representeren, is het nodig om nieuwe medewerkers goed in te voeren in alle ins en outs van de organisatie.
Het 6 C’s model
Het standaardwerk op dit gebied is het 6 C’s model van onboarding door Talya Bauer. Zij omschrijft de elementen als: Compliance, Clarification, Confidence, Connection, Culture en Checkback. Zeker ook een werkbare methode om je onboarding mee op te bouwen. Zelf hebben we meer met de beschrijvende elementen hierboven, omdat die wat minder conceptueel klinken 😉.
Doel van de onboarding
Er zijn grofweg 3 hoofddoelen te formuleren voor de onboarding:
Snel kunnen bijdragen
Een goede onboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers snel aan de slag kunnen in hun rol en een bijdrage gaan leveren aan de doelen van de organisatie.
Snel thuisvoelen
Een goede onboarding is erop gericht dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen, graag aan het werk gaan en voor langere tijd behouden blijven voor de organisatie.
Efficiënt proces
Een goede georganiseerde onboarding neemt werk weg bij de reeds aanwezige collega’s. Met weinig moeite wordt hun nieuwe collega klaargestoomd om bij te kunnen dragen.
Zoals je ziet, kun je de onboarding dus ook linken aan kosten. Hierover lees je meer in het blog: Waarom is een goede onboarding belangrijk?
Kies het perspectief van de medewerker
Om echt impact te maken met jullie onboarding, is het van belang om je te verdiepen in de belevingswereld van de nieuwe medewerker. Wat doet iemand kort voor de eerste werkdag? Hoe voelt zij zich als ze de eerste keer binnenkomt? Welke gedachten schieten door zijn hoofd als hij die hele groep collega’s voor het eerst ziet? Als je het perspectief van de nieuwe medewerker kunt aannemen en daar je programma op richt, realiseer je een onboarding die echt werkt.
Onboarding doorlooptijd
Waar begint de onboarding en waar eindigt ie? Een goede vraag die niet zo makkelijk te beantwoorden is. Een vakkenvuller in de supermarkt draait na 2 weken mee als een volwaardig teamlid, maar een high tech engineer bij ASML doet er misschien wel 2 jaar over om dat niveau te bereiken. Met andere woorden de tijd die er nodig is om iemand volledig te onboarden varieert met de complexiteit van de rol en de organisatie. Vaak wordt er wel een termijn aan gehangen van 60, 90 of 100 dagen en over het algemeen werkt dat ook goed.
De onboarding en de employee journey
Daarnaast is het goed om je te realiseren dat de onboarding onderdeel is van een grote geheel, namelijk de employee journey. Hiermee wordt de complete beleving bedoeld van een medewerker, van het moment dat hij of zij voor het eerst in contact komt met de organisatie tot en met het moment dat hij of zij uit dienst is.
In deze schematische weergaves zie je bovenaan de employee journey. Van het zoeken naar een baan, het vervullen van één of meerdere functies binnen de organisatie tot aan het vertrek van de medewerker.
Daaronder zie je hoe de onboarding journey hier onderdeel van uitmaakt en welke stappen daarin vallen.
Gaan jullie starten of doorstarten met jullie onboarding?
Op het moment dat je als organisatie een (nieuwe) start gaat maken met de onboarding is het handig om met een gezamelijke visie te starten.
Daar hebben we een mooie workshop voor klaarstaan.
Workshop: Onboarding - wat, waarom en hoe?
