3. Wat een goede onboarding is? Vraag het ze zelf!
Onboarding Hack #3
Veel onboarding programma’s zijn opgezet vanuit het perspectief van de organisatie. De organisatie dicteert de volgorde van activiteiten, het tempo en de inhoud. Is dat bij jullie ook zo?
Misschien is het bij jullie niet zó extreem en houd je wel al rekening met de behoeften van de nieuwe medewerker. Maar ik wil je toch uitdagen om eens kritisch naar je onboarding programma te kijken. Weet je zeker dat elk onderdeel aansluit bij de behoefte van de nieuwe medewerkers? Is jullie programma ingericht voor communicatie in twee richtingen? Dus niet alleen zenden, maar ook echt luisteren naar de nieuwe medewerkers? In de onboarding programma’s waar dat lukt, ervaren nieuwe medewerkers meer verbinding en blijven ze langer in dienst.
Uitdaging: Wat is een goede opzet voor onze onboarding?
Dat is een mooie vraag om mee te starten. Het antwoord is voor elke organisatie anders en afhankelijk van diverse karakteristieken, maar vooral van jullie doelgroep. Welke type mensen nemen jullie aan? Werken ze vooral op kantoor of veel vanuit huis? Waar houden ze van? Hoe maken ze graag contact? Op welke manier nemen ze het liefst informatie tot zich? En ga zo door.
Onboarding hack: Vraag nieuwe medewerkers wat ze nodig hebben
In een kleinere organisatie kun je de onboarding afstemmen op de individuele voorkeuren en wensen van elke nieuwe medewerker. In grote organisaties met tientallen of honderden nieuwe medewerkers per maand, is het belangrijk om een blauwdruk voor het onboarding programma uit te werken. Daarmee zorg je ervoor dat iedereen een goede en gelijkende onboardingervaring heeft. Om je in te leven in de belevingswereld van jullie nieuwe medewerkers (die natuurlijk allemaal heel verschillend zijn), werk je met een persona.
Kies jullie persona
Een persona kun je zien als een voorbeeld nieuwe medewerker, een model. Kies een persona die voor jullie erg belangrijk is om de onboarding ervaring optimaal voor in te richten. Denk bijvoorbeeld aan medewerkers waarvan er veel binnen komen (customer service medewerkers of verpleegkundigen). Je kunt ook kiezen voor de mensen, die het moeilijkst te vinden en te behouden zijn (software engineers of medisch specialisten).
Kies met elkaar voor:
een specifieke functie/ rol
een leeftijd
vooropleiding en ervaring
thuissituatie
Kun je niet kiezen?
Maak in ieder geval in de eerste fase van het opzetten van het programma een scherpe keuze voor de persona, zodat je de onboarding ook echt kunt richten op een duidelijke doelgroep met specifieke karakteristieken. Alleen dan ga je met het programma echt impact maken.
In fase 2, als je een strak draaiend programma hebt staan, ga je het programma verder personaliseren voor verschillende rollen en typen medewerkers. Dan komt er meer nuance in het onboarding programma.
Starten met meerdere persona’s is niet aan te raden. De ervaring leert dat je het hiermee bijzonder complex maakt met als resultaat dat je niet in beweging komt met elkaar.
Leer je persona kennen – in het echt
Als je met elkaar de persona hebt gekozen, zoek je recent gestarte medewerkers uit de organisatie. Deze medewerkers komen qua profiel dicht in de buurt bij de persona (zelfde functie, leeftijd, vooropleiding en ervaring en thuissituatie).
Ga met ze in gesprek over:
Wie ze zijn en wat belangrijk voor ze is.
Waarom ze voor jullie organisatie hebben gekozen. Welke verwachtingen ze vooraf hadden.
Per fase van de onboarding:
Wat deed je toen?
Wat dacht en voelde je daarbij?
Welke behoeften had je in deze fase?
Hoe hebben wij als organisatie daar invulling aan gegeven?
Hebben ze gevonden wat ze zochten? Zijn de verwachtingen uitgekomen?
Onderstaande plaat kun je gebruiken om je persona uit te tekenen.
Als je meer tips en ideeën wilt over hoe je met medewerkers in gesprek kunt gaan over jullie onboarding neem dan vooral contact met ons op. We hebben hier onder andere een interview aanpak voor die heel effectief is. Een goed interview afnemen en op het juiste moment doorvragen is ook een kunst hebben we in de praktijk gemerkt 😉.
“Onboarding Hacks” is een serie blogs van onze onboarding expert Frank Philips.
Deze blogserie bestaat uit 22 Hacks waarin elke keer één onderwerp centraal staat. De hacks komen voort uit ons werk aan de onboarding programma’s voor diverse grote organisaties. Het doel achter elke hack is om meer verbinding te realiseren in de onboarding. Doe er vooral je voordeel mee!
Om de 2 weken verschijnt er een nieuwe hack. Wil je niks missen meld je dan aan voor onze onboarding inspiratie updates.
Ben je geïnteresseerd geraakt in wat wij met Yes! We Connect kunnen doen om de kracht van verbinding in jullie onboarding te brengen? Neem dan contact met ons op.