1. Stel een sterk team op voor onboarding
Onboarding Hack #1
De aandacht voor onboarding groeit. Steeds meer organisaties zien in dat ze hier “iets” mee moeten. Dat is natuurlijk een belangrijke stap. Maar dan komt het, wie moet het gaan doen?
Net als op deze foto met een menselijke toren van Spaanse “castellers” heb je voor een goede onboarding ook een sterk team nodig met diverse competenties. Door mensen uit diverse afdelingen samen te brengen, begint hiermee ook al de verbinding in jullie onboarding programma.
Bron: Espanje! - Castellers: mensentorens in Catalonië
Uitdaging: Onboarding lijkt simpel, maar is complex
Vaak onderschatten we de complexiteit van het onboardingproces. Die complexiteit zit in:
Veel betrokkenen – nieuwe medewerkers, managers, teamleden, de directie,… eigenlijk iedereen in de organisatie.
Diverse afdelingen en processen die moeten samenwerken – HR, IT, facilities, communicatie, directie,…
Diverse systemen – er zijn steeds meer systemen in gebruik, denk aan de kantoorautomatisering, HR systemen en alle operationele systemen die je als organisatie gebruikt.
Hoge verwachtingen en ambities – iedereen wil een soepele onboarding ervaring realiseren voor nieuwe medewerkers, zodat ze zich welkom voelen en snel kunnen gaan bijdragen.
Om dit allemaal in goede banen te leiden heb je een schaap met 5 poten nodig. Het vraagt een brede waaier aan competenties.
Onboarding hack: Stel een sterk team op
Hieronder een 11-tal competenties van het onboarding team:
Projectmanagement: Het opzetten van een goede onboarding is zeker in grotere organisaties een uitgebreid change project. Daar hoort een slimme aanpak bij en bewaking van de voortgang.
Data verzamelen: Welke data zijn er voorhanden die inzicht geven in de huidige stand van zaken? Zijn er uitstroomcijfers? Exit interviews. Deze informatie kan helpen om de huidige situatie in kaart te brengen.
Business case opstellen: Op welke organisatiedoelen kun je met een goede onboarding invloed uitoefenen? Wat is de organisatie bereid te investeren? En welk resultaat wordt daarvan verwacht? Hoe meten we dit en hoe rapporteren we hierover?
Kwalitatieve interviews afnemen: Recent gestarte medewerkers zijn een belangrijke bron van informatie voor het onboarding project. Wat zijn hun behoeften in de verschillende fases van de pre- en onboarding. En wat drijft hen? Om hierachter te komen moet je op een empathische manier te werk gaan en de goede vragen stellen, luisteren en doorvragen.
Analyseren van gegevens: Alle input in zijn context zetten. Wat weten we over de huidige situatie. Wat is de ambitie voor de nieuwe situatie. Welke grootheden kunnen we daaraan verbinden. Hoe ziet de business case van het onboarding programma eruit.
Design thinking: Op basis van de doelen van de organisatie en de behoeften van de nieuwe medewerkers kan een opzet worden gemaakt voor het onboarding programma. Eerst de hoofdelementen een plek geven om vervolgens aan de gang te gaan met creatieve ideeën voor de invulling.
Draagvlak creëren: De directie, managers en anderen meenemen vanaf de start zorgt uiteindelijk voor het succes. Hierbij is het van belang om ook tussentijds afstemming te blijven houden. Dan kan iedereen het proces en de keuzes goed volgen.
Informatie structuren en eindredactie voeren: Welke informatie geef je tijdens de onboarding? Wat is de kern? En hoe kun je de informatie in samenhang presenteren? Niet teveel, niet te weinig. Voldoet de aangeleverde content aan de maatstaven (binnen de structuur, bondig, etc.). En sta je stevig genoeg in je schoenen om dit op een goede manier af te stemmen met collega’s.
Welkom gevoel en enthousiasme overbrengen: Oprechte aandacht hebben voor de nieuwe collega’s. Rust uitstralen en tijd nemen voor de nieuwe collega’s. En dan gaat het niet om 1 keer, maar elke maand weer natuurlijk. Daar heb je een bepaald type voor nodig, die dat telkens weer oprecht over laat komen.
Presenteren: Tijdens de introductiedag en andere bijeenkomsten jullie verhaal overbrengen en de nieuwe medewerkers daarin meenemen op een bevlogen en enthousiasmerende manier. Hiervoor kun je denken aan het instellen van een pool van enthousiastelingen en/of samenwerken met een externe partij.
Eventmanagement en administratie voeren: Live en online meetings organiseren. Deelnemer registratie bijhouden. Evaluaties uitzetten. Rapporteren over de evaluaties. Ook hierbij kun je de samenwerking opzoeken met een bureau.
En dan ben ik er misschien ook nog wel een paar vergeten.
Welke mensen heb je nodig voor je onboarding team?
Als je dit zo allemaal bij elkaar ziet, is het niet zo gek om voor de onboarding een team van verschillende mensen uit de organisatie te maken. Hiermee zorg je er ook voor dat je vanaf de start een brede kijk hebt met elkaar. Tevens is dit een belangrijk eerste stap om draagvlak binnen de hele organisatie te realiseren. En niet te vergeten, om ook in dit project verbinding te maken tussen alle functies.
Je hebt trouwens niet direct een elftal nodig, maar denk bijvoorbeeld aan:
💪 Een stevige projectleider
🧑🎓 Collega’s van HR en/of L&D
💌 Een collega van communicatie
🏦 Een collega van finance
💻 Een collega van IT
💡 Mensen uit de praktijk voor de nodige inzichten
🙋… en eventueel anderen.
En als je niet alles zelf in huis hebt, of de eigen mensen hiervoor niet vrij wilt of kunt maken, dan is samenwerken met een bureau met ervaring in onboarding natuurlijk het verkennen waard.
Enfin, ga dus voor een sterk team om jullie onboarding langdurig succesvol te maken. En net zoals in de menselijke toren van de Spaanse “castellers” zitten hierin zowel zwaargewichten als lichtgewichten.
“Onboarding Hacks” is een serie blogs van onze onboarding expert Frank Philips.
Deze blogserie bestaat uit 22 Hacks waarin elke keer één onderwerp centraal staat. De hacks komen voort uit ons werk aan de onboarding programma’s voor diverse grote organisaties. Het doel achter elke hack is om meer verbinding te realiseren in de onboarding. Doe er vooral je voordeel mee!
Om de 2 weken verschijnt er een nieuwe hack. Wil je niks missen meld je dan aan voor onze onboarding inspiratie updates.
Ben je geïnteresseerd geraakt in wat wij met Yes! We Connect kunnen doen om de kracht van verbinding in jullie onboarding te brengen? Neem dan contact met ons op.