13. Maak van de introductiedag hun beste werkdag ever
Onboarding Hack #13
De introductiebijeenkomst is hét moment om nieuwe medewerkers echt “AAN” te zetten.
Een introductiebijeenkomst is een uitgelezen kans om jullie nieuwe medewerkers nog enthousiaster te maken over de organisatie. En dat bereik je niet door al jullie sleutelfiguren een presentatie vol details te laten afsteken. Misschien zijn de evaluatiecijfers prima in orde, maar haal je er echt alles uit? Zorgt jullie introductiedag voor het YES-gevoel?
Hieronder de 4 belangrijkste punten om rekening mee te houden als je nieuwe medewerkers “AAN” wilt laten gaan door de introductiedag.
1.
Zet jullie nieuwe medewerkers in de spotlight, niet de organisatie
Door aandacht en een persoonlijke benadering voelen jullie nieuwe medewerkers zich gezien. Iedereen weet dat het zo werkt, maar veel introductiedagen beginnen met een uitgebreide presentatie van de organisatie.
Het werkt veel beter om mensen eerst de tijd te geven om te ontdekken wie de andere deelnemers zijn. Een rondje kennismaken met elkaar is een goede start.
Stap niet in de val om het meteen over werkervaring en de nieuwe functies te hebben, maar laat iedereen iets laagdrempeligs delen over diens persoonlijke leven. Bijvoorbeeld wat je graag in je vrije tijd doet of waar je energie van krijgt.
Je zult zien dat er vanzelf allerlei overeenkomsten naar boven komen. Bovendien is de sfeer meteen compleet veranderd als iedereen even wat persoonlijks heeft verteld en er gelachen is met elkaar.
Je introductiedag starten met:
🚫 NIET doen: Een uitgebreide presentatie van de organisatie.
🔶 Mwoah: Een voor de hand liggend voorstelrondje zoals: naam, leeftijd, opleiding, vorige werk(gever) en nieuwe functie.
✅ WEL doen: Een persoonlijk voorstelrondje dat meteen zorgt voor verbinding en een relaxte sfeer.
2.
Voor wie werken we?
Elke organisatie werkt voor een doelgroep. Misschien noemen jullie ze klanten, cliënten, patiënten, bewoners, studenten of burgers. Daar draait alles om. En toch mis ik vaak échte aandacht voor de doelgroep in het programma van een introductiedag.
Wat heel goed werkt is om de doelgroep te gebruiken als rode draad om uit te leggen:
wat jullie als organisatie doen,
waarom jullie het zo doen, en
hoe jullie dat doen.
De nieuwe medewerkers kun je hier makkelijk bij betrekken door ze te vragen om zich te verplaatsen in jullie doelgroep.
Laat ze vervolgens met die bril kijken naar de organisatie. Welke verwachtingen zou de doelgroep hebben over jullie product(en) en dienstverlening?
Hier kun je op allerlei manieren mee “spelen” in games, quizzen, challenges en brainstorms. Dan komt de essentie van jullie organisatie echt tot leven voor de nieuwe medewerkers.
Over jullie organisatie:
🚫 NIET doen: Over de organisatie vertellen met behulp van een slide deck bomvol teksten en schema’s over de visie, missie, strategie, de kernwaarden, het organogram en de business units etc.
🔶 Voor de hand liggend: Een interactieve presentatie met video’s, animaties en ruimte voor vragen en antwoorden.
✅ WEL doen: Laat nieuwe medewerkers zich verplaatsen in jullie doelgroep en breng zo de essentie van jullie organisatie echt tot leven.
3.
Hoe kun jij bijdragen?
Een belangrijk doel van onboarding is dat nieuwe medewerkers snel productief worden. Daarvoor moeten ze gaan begrijpen hoe ze het beste kunnen bijdragen. Voor een deel gebeurt dit natuurlijk door gewoon aan de slag te gaan, hopelijk met hulp van de leidinggevende en een goed inwerkplan.
Toch is het goed om ook tijdens de introductiedag aandacht te besteden aan hun bijdrage. Neem wat tijd op in het programma voor de verwerking van alles wat ze hebben gezien, gehoord en ervaren. Vraag ze bijvoorbeeld:
“Van welke zaken die je hebt gehoord krijg je meteen energie?”
“Waar zou jouw talent of ervaring nuttig kunnen zijn?”
“Hoe kan jij bijdragen aan de doelen van onze organisatie?”
Geen gemakkelijk onderdeel, maar wel heel waardevol. Laat jullie nieuwe medewerkers bijvoorbeeld in duo’s of trio’s sparren hierover zodat ze elkaar inspireren. Vaak komen er ook onverwachte manieren naar boven waarop iemand een bijdrage kan leveren.
Deze eerste uitwerking kan de nieuwe medewerker gebruiken in gesprekken met hun manager over inzet en ontwikkeling. Gedurende het onboarding programma kan ieders unieke bijdrage verder verfijnd worden.
Een bijdrage leveren:
🚫 NIET doen: Nieuwe medewerkers gewoon in het diepe gooien en ze op eigen houtje aan de slag laten gaan.
🔶 Voor de hand liggend: Nieuwe medewerkers aan de slag laten gaan op basis van een goed inwerkplan inclusief gesprekken met directe leidinggevenden.
✅ WEL doen: Nieuwe medewerkers meteen tijdens de introductiedag laten nadenken over hoe en waaraan ze kunnen en willen bijdragen. Ga hierover in gesprek en gebruik het als startpunt voor het personaliseren van het inwerkplan.
4.
Bouwen aan een netwerk van collega’s
Tijdens de introductiedag kun je de basis leggen voor het netwerk van jullie nieuwe medewerkers.
Hiervoor is het van belang om tijd en ruimte in het programma op te nemen voor kennismaking, goede gesprekken en samenwerken.
We denken vaak dat het kennismaken vanzelf wel goed komt tijdens de pauzes. Deels werkt dit ook zo, maar deels ook niet. Je wil voorkomen dat nieuwe medewerkers er verloren bijstaan of in hun telefoon duiken. Dit kun je doen door het kennismaken echt te ontwerpen en te zorgen dat het leuk én makkelijk is.
Zorg bij de inloop voor een activiteit waarbij mensen elkaar vanzelf ontmoeten en het niet awkward aanvoelt om zomaar ergens bij te gaan staan.
Maak bijvoorbeeld groepjes van nieuwe medewerkers die elkaar aan een eigen tafel ontmoeten. Laat ze met elkaar kennismaken op verschillende momenten tijdens de dag. Stimuleer ze om contact te houden. Zo vormen ze een buddy team en kunnen ze elkaar gedurende de hele onboarding blijven steunen.
Het verder uitbouwen van een netwerk kun je na de introductiedag nog vaker een impuls geven door bijvoorbeeld:
koffie dates te plannen
een terugkomdag te organiseren
Een netwerk opbouwen:
🚫 NIET doen: Denken dat kennismaken vanzelf gaat tijdens de inloop en de pauzes.
🔶 Voor de hand liggend: De nieuwe medewerker koppelen aan een manager of een buddy en de verantwoordelijkheid bij diegene neerleggen om de nieuwe medewerker aan collega’s voor te stellen.
✅ WEL doen: Maak groepjes van nieuwe medewerkers en laat ze met elkaar kennismaken. Stimuleer ze om contact te houden en elkaar te blijven ontmoeten en ondersteunen tijdens de onboarding.
Stel je eens voor dat jullie introductiedag draait om verbinding maken.
Dat jullie nieuwe medewerkers elkaar leren kennen en hun nieuwe collega’s spreken.
Dat ze via interactieve werkvormen zelf ontdekken waar de organisatie voor staat en gaat.
Dat ze aan het einde van de dag een eerste begrip hebben van hoe ze een zinvolle bijdrage kunnen leveren aan jullie doelen.
Dat ze een buddy team hebben gevonden om elkaar te steunen.
Dan is dat toch hun beste werkdag ever?
Jullie introductiedag verbeteren
Wil je hiermee aan de slag? We helpen je graag! Hiervoor hebben we een vlotte aanpak ontwikkeld. We nemen eerst jullie huidige introductiedag onder de loep. We lopen dan een keer mee en leveren een presentatie op met tips en tricks om het nog beter te doen. Wil je hier meer informatie over ontvangen? Vul je gegevens in via onderstaande knop en we sturen je de aanpak en kosten toe.
“Onboarding Hacks” is een serie blogs van onze onboarding expert Frank Philips
Deze blogserie bestaat uit 22 Hacks waarin elke keer één onderwerp centraal staat. De hacks komen voort uit ons werk aan de onboarding programma’s voor diverse grote organisaties. Het doel achter elke hack is om meer verbinding te realiseren in de onboarding. Doe er vooral je voordeel mee!
Om de 2 weken verschijnt er een nieuwe hack. Wil je niks missen meld je dan aan voor onze onboarding inspiratie updates.
Ben je geïnteresseerd geraakt in wat wij met Yes! We Connect kunnen doen om de kracht van verbinding in jullie onboarding te brengen? Neem dan contact met ons op.