14. Hoe maken nieuwe medewerkers verbinding als iedereen online is?
Onboarding Hack #14
Hoe zorg je ervoor dat in een online samenwerking verbinding ontstaat?
In steeds meer organisaties is online of hybride werken de norm. Veelal betreft het organisaties die verspreid opereren, bijvoorbeeld over heel Nederland of zelfs over meerdere landen. Deze realiteit zorgt voor extra uitdagingen voor nieuwe medewerkers.
Hoe leer je collega’s kennen? Hoe bouw je een intern netwerk op?
Wat doe je als je alle to do’s hebt afgewerkt?
Hoe blijf je op de hoogte van wat er speelt?
Hoe laat je weten hoe het met je gaat?
Waar kun je terecht met vragen? Ook die hele “domme” vragen, die je als nieuwe medewerker nou eenmaal hebt.
In dit blog lees je diverse ideeën en tips om hiermee om te gaan.
1.
Super support
Ondersteuning is het toverwoord.
Niets is zo frustrerend als in een remote functie moeten starten en geen laptop hebben… Hoe dan?
Of je hebt wel een laptop, maar je komt niet in het mailprogramma of op Teams.
Deze bummers kun je voorkomen, door mensen hier optimaal in te begeleiden. Stuur de hardware tijdig toe, installeer zoveel mogelijk voor, lever duidelijke stap voor stap instructies en zorg voor een helpdesk die goed bereikbaar is of plan gewoon alvast een startsessie in voor dag 1 om half negen.
2.
Duidelijkheid
Als het niet anders kan, moet je nieuwe medewerkers op afstand inwerken. Dat vergt een extra goede voorbereiding, omdat improviseren en bijsturen lastiger is dan in een kantoorsetting.
Vooraf moet je dus goed nadenken over de onboarding en het persoonlijke inwerkplan.
Maak hierbij gebruik van slimme tools, denk aan: een onboarding app, websites, intranet, een LMS (learning management systeem) etc.
Zorg dat de tools goed op elkaar aansluiten en dat helder is welke tool waarvoor is.
Op het gebied van de hoeveelheid taken, moet alles ruim passen binnen de tijd.
Wees ook duidelijk over de verwachtingen over en weer.
“Tijdens een interview hoorde ik van een nieuwe medewerker dat het programma te vol was, waardoor ze de eerste dagen gelijk meer dan 9 uur achter haar computer zat op haar studeerkamer. De ervaring omschreef ze als pittig, maar ze wilde natuurlijk wel bijblijven, dus zette ze door.
Vanuit de organisatie begreep ik later, dat het programma dat ze aangeleverd had gekregen meer bedoeld was als richtlijn en dat het zeker niet het idee was om haar in de eerste week al te laten overwerken.”
3.
Afwisseling
Denk ook goed na over afwisseling in het onboarding programma. Een aantal werkvormen vallen natuurlijk af als je niet fysiek naar kantoor komt, maar er blijven er ook nog veel over.
Denk aan:
Dagstart - Hoe zit iedereen erbij? Wat ging er gisteren goed? Wat niet? Wat ga je vandaag doen?
Online meeting bijwonen - Eventueel met een extra opdracht: Wat haal je hieruit over de onderlinge samenwerking?
Werken aan opdrachten - Bijvoorbeeld een e-learning of game in een Learning Management Systeem.
Doornemen van achtergrond stukken - Maak hierbij duidelijk: Welke stukken zijn om welke reden van belang? Welke verwerking verwacht je?
Zelfstandig een (test)opdrachten uitvoeren - Bijvoorbeeld een probleem oplossen, stuk code schrijven, etc.
Online koffie gesprek - Dit kan met directe collega’s, maar ook met collega’s van andere afdelingen, partners en klanten.
Samen online lunchen - Met de directe collega’s, buddy of teamleider.
1 op 1 online - Met of zonder agenda bijpraten.
1 op 1 tijdens een wandeling - Beide met oortjes.
Focustijd online - Beide loggen in en gaan aan het werk. Op afgesproken tijden check je even bij elkaar in.
Fun sessie online - Gekke kennismakingsquiz, muziekquiz of pubquiz.
4.
Regelmatig inchecken
Regelmatig even inchecken is de beste manier om contact te houden met de opstartende remote medewerker. Het klinkt makkelijk, maar is in veel werkomgevingen best lastig. De vergaderingen en het werk lopen maar door en voor het weet is er alweer een werkdag voorbij.
Je kunt dit organiseren door:
Manager, buddy en collega’s te laten afwisselen - Maak vooraf een planning wie welk moment op zich neemt en wat het doel van de specifieke check-in is.
Een vaste routine inrichten - Plan bijvoorbeeld een check-in moment in de ochtend, na de lunch en aan het einde van de werkdag. In week 2 schroef je dit alweer wat verder terug.
5.
Impact maken met online sessies
Live is eigenlijk altijd te verkiezen boven online, maar als het niet anders kan, maak er dan het beste van. Hieronder een aantal tips voor maximale impact met je online sessie:
Het onderwerp - Maak het onderwerp niet te groot (en de sessie niet te lang). Als je sessie langer dan 2 uur dreigt te gaan worden, kun je overwegen om de inhoud te verdelen over 2 sessies.
Het doel - Stel een scherp doel op voor de sessie. Wat moet er veranderd zijn voor de deelnemers nadat ze de sessie hebben bijgewoond? Laat dit ook duidelijk weten aan de deelnemers.
De voorbereiding - Bereid de sessie uitgebreid voor. Dit kost veel meer tijd en moet in veel meer detail dan een normale live bijeenkomst.
Het huiswerk - Laat de deelnemers zich voorbereiden, door bijvoorbeeld informatie tot zich te nemen, een testje te laten invullen of alvast hun eerste ideeën op een whiteboard te zetten.
Het faciliteren - Zorg voor een team om de sessie te faciliteren, denk aan: een presentator, een regisseur, een technische host en eventueel hosts voor de break outs.
De interactie - Maak gebruik van interactieve formats tijdens de sessie. Iedereen zit achter zijn computer en kan live meewerken aan documenten en whiteboards. Zo kun je snel veel informatie verzamelen.
Het kennismaken - Zorg ook voor interactie tussen de deelnemers aan de sessie. Mensen vinden break outs best leuk, maar de eerste vonk om op gang te komen is altijd een uitdaging. Help ze hiermee.
De afronding - Eindig altijd met energie, liefst met een duidelijke link naar het doel van de sessie.
6.
Breng mensen online samen
Als je energieke online sessies kunt realiseren, is dit een krachtig middel om ook in een hybride of online werkomgeving regelmatig samen te komen. Deze momenten lenen zich hiervoor:
Welkom sessie in de eerste week - Alle nieuwe medewerkers van de maand komen samen en doorlopen een programma om elkaar te leren kennen en een eerste kijkje achter de schermen te krijgen.
Verdiepende sessies - Breng diezelfde groep na een aantal weken weer samen. Je kunt nu ervaringen delen over de eerste weken bij de organisatie. Vervolgens ga je dieper in op hoe de organisatie functioneert en welke bijdrage iedereen kan leveren aan het gezamenlijke succes.
Teamsessies - Ook teamsessies kun je heel goed online hosten. Hier staat elkaar leren kennen centraal. Wie ben je als mens en zeker ook wie ben je als professional. Wat brengt iedereen in qua kennis en ervaringen. Ander belangrijk aspect om te bespreken zijn de ongeschreven regels van het team en welke wensen de nieuwe medewerker op dit gebied heeft.
Sessie om de onboarding af te ronden en vooruit te kijken - Na 3 of 4 maanden kun je de onboarding lichting nog een keer samenbrengen om te vieren dat ze nu volwaardig medewerker zijn en ze te informeren over ontwikkelmogelijkheden en de verwachtingen op dit gebied vanuit de organisatie.
7.
Wat kan er wel live?
Is er echt geen mogelijkheid om elkaar live te ontmoeten? In veel online en hybride organisaties is hier aandacht voor. Om de zoveel tijd zijn er ontmoetingsmomenten. Dit zijn dan gelijk grote kansen om mensen met elkaar te verbinden en kennis te laten maken. Hier is een zorgvuldige planning dan ook op zijn plaats.
Vul het programma niet alleen met inhoudelijk werk. Plan veel tijd in voor ontmoeten, bijpraten en ideeën uitwisselen.
Let erop dat je mensen niet op een stoel in een theateropstelling zet om presentaties aan te horen. Dat kun je nou juist prima online doen.
Misschien is het wel een idee om voorafgaand aan de live meeting een online sessie te beleggen waar je kennis en informatie deelt om iedereen goed voor te bereiden voor de live ontmoeting.
Best practices
De afgelopen jaren hebben we binnen diverse organisaties gezien dat online werken niet in de weg hoeft te staan van een goede onboarding. Makkelijk is het niet, het kost meer tijd, aandacht en voorbereiding.
Als je meer wilt weten over deze best practises, hoor ik het graag.
“Onboarding Hacks” is een serie blogs van onze onboarding expert Frank Philips
Deze blogserie bestaat uit 22 Hacks waarin elke keer één onderwerp centraal staat. De hacks komen voort uit ons werk aan de onboarding programma’s voor diverse grote organisaties. Het doel achter elke hack is om meer verbinding te realiseren in de onboarding. Doe er vooral je voordeel mee!
Regelmatig verschijnt er een nieuwe hack. Wil je niks missen meld je dan aan voor onze onboarding inspiratie updates.
Ben je geïnteresseerd geraakt in wat wij met Yes! We Connect kunnen doen om de kracht van verbinding in jullie onboarding te brengen? Neem dan contact met ons op of plan een onboarding inspiratie halfuurtje.