8. Help jullie managers om het beter te doen
Onboarding Hack #8
Zul je net zien, heb jij een superstrakke onboarding journey gerealiseerd, blijkt dat de managers je niet volgen. Wat kun je daaraan doen?
Bron: NRC Een pad maak je nooit in je eentje - Foto Jan Dirk van der Burg
Het begint met een goede verdeling van de verantwoordelijkheden. Vervolgens draait het om een goede samenwerking en duidelijke verwachtingen. Klinkt simpel, maar is best lastig, zeker in een grote organisatie.
Wie is verantwoordelijk voor de onboarding?
Voor de meeste organisaties is het logisch dat de manager verantwoordelijk is voor een goede onboarding van haar of zijn nieuwe medewerker. Dat betekent dus voor jou als onboarding specialist, dat je voor iets anders verantwoordelijk bent. Jij bent verantwoordelijk voor een optimale inrichting van de onboarding journey en voor de ondersteuning van nieuwe medewerkers en managers bij de onboarding. Door goed samen te werken gaat de energie in de onboarding journey stromen. Dat begint met het betrekken van de managers bij het opzetten van de onboarding journey. Interview ze om hun behoeften en wensen te achterhalen, betrek ze bij workshops en informeer ze over de complete journey, de producten en de feedback.
Wat kan er dan nog misgaan?
Naar aanleiding van tientallen gesprekken met onboarding professionals en managers, kom ik tot de volgende oorzaken van het feit dat managers niet doen wat de onboarding specialist verwacht:
Verwachtingen zijn niet duidelijk
Motivatie ontbreekt
Managers hebben niet de juiste tools en ondersteuning
Managers hebben geen tijd
Wat kun je doen om de managers te helpen?
Gelukkig is er een oplossing voor elk probleem 😉. Check wel eerst goed welk probleem er speelt, voordat je naar deze oplossingen grijpt:
1.
Verwachtingen zijn niet duidelijk
Betrek de managers
Misschien is er iets niet goed gegaan in de ontwerpfase en voelen de managers zich niet betrokken. Vraag hiernaar en als dit zo is, kun je dit proberen te repareren door ze uit te nodigen voor de toekomstige doorontwikkeling.
Geef inzicht
Deel met de managers de complete onboarding journey (in een overzicht). Laat ze zien welke contactpunten er zijn en op welk moment welke informatie gedeeld wordt. Geef ook aan welke informatie er vanuit hen nog toegevoegd moet worden.
Verduidelijk
Communiceer duidelijk wat ieders verantwoordelijkheden zijn en wat je van elkaar mag verwachten. Wat verwacht jij van de managers? En wat mogen ze van jou verwachten? Algemene bewoordingen werken goed om verantwoordelijkheden aan te geven, verwachtingen kun je het beste specifiek formuleren (wie, wat, waar en wanneer). Nieuwe managers moeten natuurlijk ook kennisnemen van deze verantwoordelijkheden en verwachtingen.
Pro-tip: Organiseer een maandelijkse meet-up voor de managers, die in de aankomende maand nieuwe medewerkers in hun team krijgen. “Onboarding - Hoe zat het ook alweer?” Wat moet je wel doen en wat niet? Praat ze even bij over de verwachtingen en laat ze hun vragen stellen. Organisaties die dit doen, krijgen hier zeer positieve feedback op van hun managers.
2.
Motivatie ontbreekt
Geef inzicht in de impact
De impact van een goede/ slechte onboarding is niet voor iedereen even duidelijk. Daar kun je de managers mee helpen. Geef ze bijvoorbeeld inzicht in de elementen waarop onboarding impact heeft: productiviteitsverlies, kosten (werving en onboarding), de sfeer en cultuur, kans op fouten, team dynamiek en betrokkenheid van andere teamleden, …
Onboarding ROI calculator
Wil je hier zelf eerst mee aan de slag, gebruik dan onze ROI (return on investment) calculator voor onboarding.
Pro-tip: Breng de prestaties op het gebied van onboarding in beeld van de verschillende afdelingen en teams. Wie presteert het beste? Laat deze manager zijn ideeën en aanpak delen met de rest.
3.
Tools en ondersteuning
Waarmee kun je de managers helpen om het makkelijker te maken? Denk in ieder geval aan:
Overzicht van de hele onboarding journey (zie ook punt 1).
Templates van mails en bijvoorbeeld teksten voor kaartjes.
Bestel en verzenddienst voor welkomstpakketten (of dit centraal organiseren).
Een template voor een onboarding plan. Met alle onderwerpen erin, alleen nog aan te vullen met specifieke details, bestanden en contacten.
Creëer een onboarding checklist voor managers. Maak het niet te gek, alleen de belangrijkste items als check item (ca. 10).
Geef de nieuwe medewerkers ook inzicht in de checklist. Dan kunnen ze zelf in de gaten houden wat de voortgang is.
Een gesprekstool voor dag 1, het welkomstgesprek. Rustig opstarten, koffie halen, kennismaken, buddy voorstellen, verwachtingen voor de eerste week bespreken, het onboardingplan laten zien en dan een rondleiding, laptop ophalen en werkplek showen.
Een programma met tools voor de eerste bijeenkomst met het werkteam. Stel de nieuwe medewerker voor, waarom is zij/ hij aangenomen. Wie zijn de collega’s en wat doen ze. Wat zijn onze geschreven en ongeschreven regels.
Pro-tip: Uit gesprekken met recent gestarte medewerkers blijkt telkens weer dat het wel/ niet hebben van een buddy een enorm verschil maakt in de ervaring die nieuwe medewerkers hebben. Zet een strak buddy plan op voor managers. Hoe kom je aan buddies? Wie kies je voor jouw nieuwe medewerker? Wat is de verantwoordelijkheid van een buddy? Wat mag je van elkaar verwachten?
4.
Tijd
Wat kun je allemaal centraal organiseren, inregelen of automatiseren, zodat dit niet iedere manager een hoop tijd en frustratie kost? Denk hierbij aan:
Geautomatiseerde HR processen
Supermakkelijke of geautomatiseerde bestelmethode voor laptop, toegangspas, software toegang etc.
Centrale introductiedag
Afdelingsintroductie.
Duidelijk maken welke taken gedelegeerd kunnen worden aan het secretariaat, de buddy, een andere collega, een mentor, …
Pro-tip: Maak een maandelijkse update (nieuwsbrief of filmpje) over de onboarding. Benoem kerncijfers, programma verbeteringen, reacties van deelnemers, tips…
Hulp nodig?
We helpen graag! Op het punt van het betrekken van managers hebben we nog een aantal leuke succesverhalen te delen met je. Bijvoorbeeld van die zorgorganisatie die alle leidinggevenden heeft uitgenodigd voor een bijeenkomst om de urgentie, het belang en aanpak van onboarding bespreekbaar te maken. Hier deelden de leidinggevenden onderling hun succesverhalen en uitdagingen. Neem even contact met ons op als je hier ook mee aan de slag wilt gaan.
Of kom bij ons langs voor kennis en inspiratie. De Meet-Ups die we organiseren bij ons op kantoor zijn elke keer weer heel inspirerend en waardevol. Wil ook eens aansluiten? Check hier de aankomende meet-ups: Kennis Events
“Onboarding Hacks” is een serie blogs van onze onboarding expert Frank Philips.
Deze blogserie bestaat uit 22 Hacks waarin elke keer één onderwerp centraal staat. De hacks komen voort uit ons werk aan de onboarding programma’s voor diverse grote organisaties. Het doel achter elke hack is om meer verbinding te realiseren in de onboarding. Doe er vooral je voordeel mee!
Om de 2 weken verschijnt er een nieuwe hack. Wil je niks missen meld je dan aan voor onze onboarding inspiratie updates.
Ben je geïnteresseerd geraakt in wat wij met Yes! We Connect kunnen doen om de kracht van verbinding in jullie onboarding te brengen? Neem dan contact met ons op.