YES! WE GO LIVE - Van de laatste live sessie tot de eerste livestream, ga mee op onze online onboarding reis.

Alweer één jaar geleden: de eerste lockdown in maart 2020. Daar zaten we dan met z’n allen met de handen in het haar. Hoe gaan we dat doen met onboarding sessies? Hoe lang gaat dit duren? Kunnen we onboarding sessies online laten plaatsvinden? Waar én hoe gaan we dat doen?

Onwerkelijk. Enkele dagen voor de lockdown stonden we nog vol in verbinding met 280 medewerkers van verschillende Jellinek locaties tijdens het Jellinek Symposium in het prachtige Muziekgebouw aan ‘t IJ. Niemand wist toen nog dat een jaar na dato live events nog steeds niet zouden plaatsvinden.

De interactieve online meeting
De eerste gedachte was dan ook: dit is tijdelijk. Hoe kunnen we tot we weer live mogen onze werkzaamheden continueren en mensen blijven motiveren? Het verbinden van medewerkers thuis was de eerste stap. We schreven een plan van aanpak over hoe je medewerkers kan betrekken bij interactieve online meetings. Zo konden we geheel in YES! WE CONNECT stijl de thuiswerkende HR-managers blijven ondersteunen.

Vervolgens ontwikkelde we de ‘Check-in Meter’: een mini whiteboard tool om verbinding te maken met je team en inzicht te krijgen over hoe iedereen erbij zit in deze eerste thuiswerkperiode. Leuke, enthousiaste reacties als resultaat. Maar het bleef niet bij alleen deze tools…

Een virtueel programma? Yes we can!
Een nieuwe uitdaging, maar geen onmogelijke. Hoe kunnen we de YES! WE CONNECT energie én interactie overbrengen van live naar een scherm? We staken de koppen bij elkaar om ons eerste virtuele onboarding programma uit te werken. Vrijdag 27 maart 2020 organiseerde we intern een digitale vrijmibo mét teamindeling, badges en een voorstelrondje, quiz en het uitbeelden van onze teamconnectie in een break-out sessie. Zo testte we samen ons virtuele onboarding programma. Gewoon zoals we gewend waren, maar dan online!

De eerste studio
Bij een virtueel programma hoort natuurlijk ook een echte online event studio. We gingen al snel op zoek naar een ruimte om dit waar te maken. Het was gelukkig niet een ver-van-ons-bed-show, sterker nog: bij ons kantoor bij de Vechtclub hadden we de mogelijkheid om een extra verdieping te huren. Bij de eerste bezichtiging zagen we de eerste studio al voor ons. Enkel een verdieping erboven!

Let’s go live!
Drie weken na de eerste lockdown realiseerde we de online event studio met een statafel set-up en kartonnen decor items in YES! WE CONNECT stijl. We huurden het Utrechtse content creatie bureau VanSelfie in voor de techniek van de livestreams.
Zo ging Frank op vrijdag 3 april goed voorbereid live met het eerste test event voor onze IT partner Efficiency Online (EOL). En wat een energie én interactie waarbij we al onze tools konden inzetten. Op 16 april gaven we vervolgens onze eerste online demo waarin Frank tips en tricks gaf over hoe je jouw online event persoonlijk en interactief kan maken.

De eerste demo’s waren een succes en toonden aan dat je ook digitaal met elkaar kan connecten! Op naar de volgende stap: een online onboarding evenement!

Benieuwd naar ons volledige avontuur van live naar online onboardingen? Lees ook de andere blogs in de YES! WE GO LIVE serie:

Featured