Medewerkers betrekken met een interactieve online meeting
Het voordeel van live bij elkaar komen is dat je makkelijk interactie op gang kunt krijgen. Maar als dat even niet kan, gaan we natuurlijk op zoek naar alternatieven. Hieronder hebben we een voorbeeldaanpak uitgewerkt voor een online meeting met als doel:
“Iedereen betrekken bij de nieuwe strategie.”
De opbouw van de online meeting verschilt niet wezenlijk van de opbouw van een live meeting. Als je mensen echt wilt betrekken bij de nieuwe strategie, volg dan deze opbouw:
Verbinding maken met elkaar
Inzicht geven in het waarom van de nieuwe strategie
Iedereen betrekken bij de planvorming
Iedereen betrekken bij de realisatie
Wel is het zo dat je de online sessies veel korter en kernachtiger moet maken dan een live meeting. Mensen zijn namelijk snel afgeleid door dingen die in hun omgeving gebeuren.
De interactieve online meeting op 1 A4
Wat je hiervoor nodig hebt
Waarschijnlijk gebruik je op het werk al diverse systemen voor online samenwerken. Onderstaand de systemen en ondersteuning die je voor deze aanpak nodig hebt:
Complete webomgeving van Yes! We Connect voor communicatie vooraf, tijdens en achteraf.
Toegang voor iedereen tot een online vergaderomgeving, zoals Skype voor bedrijven, Teams van Microsoft, Zoom of een ander systeem.
Webinar systeem voor de plenaire delen, als de groep te groot wordt.
Facilitatoren, afhankelijk van de grootte van de groep (minimaal: 1 moderator en 1 organisator).
Duidelijkheid in afspraken en verwachtingen. Natuurlijk de begin- en eindtijden, een agenda, maar ook de te gebruiken techniek en hoe je kunt testen of dat in ieders home-office ook werkt.
Communicatie vooraf
De online meeting zelf zal korter zijn dan als jullie live zouden samenkomen. Des te meer reden om vooraf, tijdens en achteraf meer communicatie in te zetten. Hiervoor hebben we een eigen webomgeving klaarstaan die we specifiek inrichten voor jullie meeting of strategiesessie.
Hoe het werkt?
Iedereen maakt zijn persoonlijke profiel aan voordat hij of zij naar de webomgeving door kan gaan.
Op deze website tref je vooraf al allerlei informatie (artikelen, filmpjes,…) over de achtergronden van de verandering. Dit zijn dan vooral stukken die gaan over de analyse van het waarom de strategie moet veranderen. Hier presenteer je natuurlijk nog geen strategische plannen, want daar wil je juist iedereen bij betrekken.
Iedereen kan elkaar voorafgaand aan de meeting online alvast wat beter leren kennen. Er zijn diverse features op de site te vinden om de kennismaking te bevorderen. Je kunt bijvoorbeeld onderlinge overeenkomsten ontdekken en een berichtje naar elkaar sturen “Zeg hoi!”.
Ook kan iedereen het gesprek met elkaar aangaan omtrent een aantal elementen van de analyse. Mensen kunnen zelf ook onderwerpen aanmaken en daarover het gesprek openen.
Via e-mail updates blijft iedereen op de hoogte van nieuwe informatie en voortgang van discussies.
De interactieve online meeting
De online meeting moet strak voorbereid zijn om soepel te verlopen. Denk hierbij aan: techniek testen, een dry run, krachtige presentaties en strakke presentatiescripts, afspraken rondom vragen en opmerkingen van de deelnemers. Maar er mag ook best iets fout gaan hoor, dat kan heel charmant zijn. Het is dan ook handig om dit gelijk te benoemen en niet over in te zitten. Komt goed 😊.
Een voorbeeldopbouw van de online meeting:
Verbinding maken met elkaar
Ruim voor het begin van de meeting gaat het kanaal al open en verwelkomt de moderator de mensen die inhaken. Via de chat of op beeld wordt kort een praatje gemaakt.
Met de mensen die vroeg zijn, kun je ook spelletjes spelen. Hou een voorwerp voor je camera dat iets over jou zegt. Of typ 3 woorden over jezelf in de chat.
Als iedereen binnen is, start je met een welkomstwoord en plan voor de meeting.
Vraag iedereen hoe ze er nu bijzitten. Ben je Rood, Oranje of Groen. Rood staat voor niet happy, Oranje staat voor medium en Groen voor happy. Wat kunnen we voor je doen om van rood of oranje naar groen te komen? Probeer dit in de meeting mee te nemen en anders achteraf opvolgen.
Op dit punt kun je ook veel uitgebreider uitpakken met teams en quizzen om elkaar beter te leren kennen (hebben we ook leuke ervaringen mee met teams in diverse werelddelen).
Inzicht geven in het waarom van de nieuwe strategie
Hier volgt een presentatie van de analyse van het waarom; waarom is er een nieuwe strategie nodig? De verantwoordelijke voor de strategie geeft hierover een korte en kernachtige presentatie.
Natuurlijk worden hierin ook de vragen en opmerkingen meegenomen die vooraf online zijn ingebracht via de webomgeving.
Tijdens de presentatie kunnen de deelnemers vragen stellen in de chat.
Je kunt natuurlijk ook vragen stellen aan de deelnemers waarop ze dan antwoord geven of een korte reactie. Hier kun je ook denken aan diverse manieren van polling en/of woordwolken maken.
De presentator wordt hierin dan ondersteund door een moderator en een begeleider die de chat in de gaten houdt.
Iedereen betrekken bij de planvorming
Nu is het tijd voor de echte interactie! 😊 Maar hoe doe je dat online?
Maak kleine groepjes collega’s (bijv. 3 of 4) die gaan samenwerken via een Skype call.
Geef korte en duidelijke opdrachten mee.
Laat de centrale meeting doorlopen. Hier kunnen mensen verduidelijkingsvragen stellen aan de moderator.
Laat elk groepje de uitkomst delen via de webomgeving.
Als alle uitkomsten ge-upload zijn, volgt er wat verwerkingstijd voor de moderator en het team. En op het afgesproken tijdstip start de meeting weer op met een samenvatting van de uitkomsten.
Dit format kan dan bijvoorbeeld nog een keer herhaald worden met plannen of onderwerpen in meer detail. Hierbij kan ook een nieuwe indeling gemaakt worden van collega’s die samenwerken over Skype.
Iedereen betrekken bij de realisatie
Vraag iedereen om de webomgeving te volgen. Als de plannen hier ge-upload zijn, kun je jezelf aanmelden per onderdeel van de strategie waar jij kunt en wilt bijdragen.
Dankwoord en aangeven hoe deze meeting wordt opgevolgd
Wanneer komt welke informatie online?
Wat kun je online nog doen na deze meeting?
Dank voor al jullie bijdragen!
Tip voor presentaties
De voorbereiding voor een presentatie online is erg belangrijk
Vertel alleen het hoognodige, hou het kort en krachtig.
Schrijf je tekst uit en oefen deze.
Zorg voor simpele, duidelijke sheets.
Laat vragen en opmerkingen bijhouden door een ondersteuner en spreek af wanneer en hoe je gaat reageren.
Interactie achteraf
Na afloop komen op de website alle uitwerkingen beschikbaar voor iedereen. Ook nu is het nog mogelijk om door te gaan met gesprekken over diverse onderwerpen. Er zullen nu ook nieuwe onderwerpen bijkomen. Voor de verdere uitwerking van de onderdelen van het strategische plan kun je mensen uitnodigen om zich hierop aan te melden. Ze zien het onderwerp en de plannen bij elkaar staan. Als je hier een bijdrage aan wilt of kan leveren, meld je dan aan. Met de groep enthousiastelingen per onderdeel geef je het vervolg vorm.
Meer weten?
Verder praten over de toepassing van dit idee op jullie meetings? Of wil je toegang krijgen tot de demo omgeving? Neem contact met me op!
Frank Philips
Phone: +31 6 41189753
E-mail: frank@yesweconnect.nl