6. Tem de informatie tsunami
Onboarding Hack #6
Als nieuwe medewerker word je bij veel organisaties overspoeld met informatie. Niet zo handig, want je nieuwe medewerker kan dat helemaal niet opnemen. Bovendien geeft het ook niet echt een goed gevoel aan je nieuwe medewerkers. Natuurlijk is het wel logisch dat het gebeurt, er is een heleboel wat jullie nieuwe medewerkers moeten weten, begrijpen en kunnen.
Je verwacht dat jullie nieuwe medewerkers soepel door alle informatie heen surfen?
In werkelijkheid voelt de nieuwe medewerker zich vaak nogal overspoeld en overwhelmed.
Hoe tem je dan die informatie tsunami?
Hoe zorg je ervoor dat je nieuwe medewerkers zich niet overwhelmed voelen? Hieronder een viertal hacks die we toepassen als we met onze klanten aan de slag gaan:
1. Gebruik een slimme kapstok 🎏
Het helpt je nieuwe medewerkers enorm als er een model/ plaatje/ kapstok is waar alle informatie aan gerelateerd is. Voorbeelden van kapstokken in diverse branches:
Dienstverlening - klantreis
Maakindustrie - primair proces
IT - gebruikersreis
Overheid - burgerbetrokkenheid
Zorg - patiëntreis
Educatie - studentreis of scholierreis
Hier kun je vervolgens al je informatie aan ophangen: missie, visie, waarden, strategie, structuur, producten en diensten, cultuur, persoonlijke ontwikkeling, veiligheid en ander beleid…
2. Voer de eindredactie over de informatie die aangeboden wordt ✂️
Het gebeurt overal dat informatie gepusht wordt vanuit de organisatie. Op zich niks mis mee, maar iemand moet wel het overzicht houden en eindredactie voeren. Hierbij vraag je je constant af:
Is deze informatie relevant voor nieuwe medewerkers? Nog steeds?
Wat is de kern? (En wat kunnen we achterwege laten of is dubbelop?)
Wanneer is deze informatie relevant voor nieuwe medewerkers? Wanneer hebben ze hier behoefte aan? En wanneer is het nodig vanuit het perspectief van de organisatie?
In welke vorm kunnen we deze informatie het beste aanbieden?
Praktijkvoorbeeld uitgelicht!
Een mooie manier om hiermee aan de slag te gaan ontdekten we samen met een klant. We brachten alle kennisdragers (subject matter experts) bij elkaar op een ochtend en gaven ze inzicht in de behoefte van de nieuwe medewerkers. Toen vroegen we ze om een korte pitch voor te bereiden over hun onderwerp. Wat is je onderwerp? Waarom moeten nieuwe medewerkers hier iets over weten? Wanneer zou dat moeten plaatsvinden? Wat is de kern van jouw onderwerp?
En wat bleek: een deel van de onderwerpen was bijzonder relevant voor nieuwe medewerkers, maar kon veel beknopter. Sommige onderwerpen leken wel heel erg op elkaar en konden worden samengevoegd. En een paar onderwerpen hoefden eigenlijk helemaal niet in de onboarding aan bod te komen. Een ochtend met alleen maar winnaars 😉.
3. Doseer informatie op basis van de behoefte van je nieuwe medewerkers 🙋
Informatie wordt het beste opgenomen als deze aansluit bij de behoefte van die persoon. Dit uitgangspunt helpt je om informatie slim te doseren. Even 2 voorbeelden:
Op dag 1 staan de meeste mensen alleen open voor de werkplek, het kantoor en de directe collega’s. Het hele organogram doornemen kun je zeker doen, maar verwacht niet dat ze er iets van onthouden.
Je nieuwe medewerker is zeker geïnteresseerd in jullie fantastische leeromgeving, maar blijkt hier in de praktijk pas na een maand of twee echt aan toe te zijn. Daar kun je dus beter even mee wachten.
4. Ga de interactie met elkaar aan 💬
Interactie aangaan kost meer tijd en energie, maar zorgt er ook voor dat je nieuwe medewerkers de informatie begrijpen en kunnen reproduceren.
Laat jullie nieuwe medewerkers zelf de informatie verzamelen of ophalen, dan zullen ze het zich beter herinneren.
Je kunt nieuwe medewerkers vragen naar hun mening en inzichten, ga de dialoog aan. Ook hierdoor zullen ze het beter onthouden.
Een vervolgstap is om er mee te “spelen”. Dat kan letterlijk door de informatie in de vorm van een game aan te bieden. Hierbij werkt herhaling ook erg goed (eerst een stuk vrijgeven in de app, later tijdens een meeting erop terugkomen en ermee spelen).
Je kunt er ook een challenge van maken. Betrek je nieuwe medewerkers bij innovaties door een innovatiechallenge op te zetten.
Wanneer is het dan gelukt?
Check eens in bij nieuwe medewerkers die midden in of net klaar zijn met hun onboarding.
Kregen ze de juiste informatie op het juiste moment?
Was het tempo waarin ze de informatie kregen goed of te hoog?
Was de hoeveelheid informatie goed of too much?
Kregen ze de informatie op de juiste manier (text, video, presentaties, e-learing, ….)?
Was het leuk en informatief?
Surften ze lekker op de flow van informatie? 🏄🏽♂️
Wil je jullie nieuwe medewerkers ook lekker laten surfen op de flow van informatie? 🏄🏽♂️
Het is onze purpose dat zoveel mogelijk starters na hun onboarding echt het gevoel hebben: Yes! I feel connected. Samen met onze klanten brengen we hun huidige onboarding journey in kaart én de ideale onboarding journey voor hun specifieke organisatie. Onderdeel hiervan is ook de informatie flow. Wij helpen om steeds weer vanuit de nieuwe medewerker te denken en verbinding in te zetten als de rode draad van de onboarding.
Ben je geïnteresseerd geraakt in wat wij met Yes! We Connect kunnen doen om de kracht van verbinding in jullie onboarding te brengen? Neem dan contact met ons op.
“Onboarding Hacks” is een serie blogs van onze onboarding expert Frank Philips.
Deze blogserie bestaat uit 22 Hacks waarin elke keer één onderwerp centraal staat. De hacks komen voort uit ons werk aan de onboarding programma’s voor diverse grote organisaties. Het doel achter elke hack is om meer verbinding te realiseren in de onboarding. Doe er vooral je voordeel mee!
Om de 2 weken verschijnt er een nieuwe hack. Wil je niks missen meld je dan aan voor onze onboarding inspiratie updates.