De eerste online onboarding evenementen 🤩
YES! WE GO LIVE - Van de laatste live sessie tot de eerste livestream, ga mee op onze online onboarding reis.
Na het succes van de eerste demo’s was het moment dan daar: de eerste online onboarding evenementen in april. We hadden uitgebreid geoefend met eigen sessies, verschillende settings, en streams, maar moesten ook de overgang maken met onze tools van live naar online. Benieuwd hoe dat ging? Lees mee met het interview met founder Frank!
“Naar aanleiding van onze eigen ervaring met eerdere online sessies, zoals met online evenementen van onze partner Appic, durfden we de stap te maken naar online”, vertelt Frank. Zo werden er al snel enkele blogs voor HR-teams geschreven over hoe om te gaan met online sessies en was de logische vervolgstap dan ook om online onboarding sessies aan te bieden aan huidige klanten en het netwerk. “Iedereen zat immers met het hand in het haar, niet alleen wij. We schrokken ons rot. Onboarding evenementen zijn ons leven en onze wereld.”
Veel partijen gingen in eerste instantie evenementen verzetten, vooral de internationaal georiënteerde klanten. Volgens Frank was het in het begin juist druk: “We waren met iedereen in contact en aan het zoeken naar oplossingen. Hoe lang ging het duren? Hoe gaat het hierna? Is er een hierna?”. Na de ontkenningsfase van ongeveer twee weken, werd het duidelijk dat de pandemie niet zomaar zou overgaan en werd de nieuwe uitdaging met beide handen aangepakt. “We zaten gelukkig al in een herontwerp van de onboarding sessies met de Rabobank, dus we zaten al middenin een creatief proces en zij gaven al snel aan online te willen gaan waardoor we gelijk konden doorpakken!”
Zo werd dus al snel de keuze gemaakt om te gaan investeren in de eigen studio boven het huidige kantoor om deze online sessies te kunnen realiseren. Samen met het team werd er flink geëxperimenteerd, gepland en slimme oplossingen bedacht. “Veel van de elementen van onze live bijeenkomsten probeerden we te vertalen naar online, maar dat ging natuurlijk niet allemaal in één keer” vertelt Frank. Daar waar je normaal met elkaar rondloopt en interactie hebt, neemt dat online natuurlijk een andere vorm aan. Onze uitdaging was om de kracht van interactief verbinden te kunnen ombuigen van live naar online. Hierin kreeg het eerder ontwikkelde online platform ook opeens een veel prominentere rol.
Iets dat live heel simpel is, werkt online totaal niet Ă©n andersom!
Het leukste van alle interactieve tools ombuigen van live naar online? “Erachter komen dat iets dat live heel simpel is, online totaal niet werkt én andersom!” vertelt Frank lachend. “Zo vertellen we tijdens onze live onboarding sessies niet waarom mensen bij elkaar in een groepje zitten zodat ze de interactie met elkaar en hun badges aangaan om dit uit te zoeken. Online werkt dit niet omdat je niet je badges en interesses makkelijk naast elkaar kan leggen, daar draaide we het gegeven juist om. Wat bleek? Voor een online omgeving is het juist perfect om meteen een gespreksonderwerp te hebben zodat je direct de verbinding kan aangaan en het minder afwachtend én ongemakkelijk is.”
Live onboarding event - Wat is onze connectie?
Online onboarding sessie - Onze connectie is: Denkers!
Even de focus op het scherm loslaten
Ook het op zoek gaan naar elkaars professionele achtergrond en elkaar vervolgens in kleine groepen te interviewen bleek lastig te vertalen naar online: “de dynamiek nam af en de ongemakkelijkheid nam toe. Dus daar moesten we compleet opnieuw beginnen!” aldus Frank. Het mooie daarvan? Er werd een compleet nieuw concept ontwikkeld: “We hebben een schrijfoefening met podcast hiervoor gemaakt. Je gaat even achter het scherm vandaan en een prettige yoga stem neemt je mee door de opdracht. We hebben het zelf uiteraard uitgeprobeerd en het werkt eigenlijk heel fijn om even dat scherm los te laten om daar later weer op terug te komen met een eigen verhaal.”
Live onboarding event - Schatgraven interview
Online onboarding sessie - Schatgraven podcast en mind mappen
Interactiviteit verhogen
Zo werden meerdere actieve live elementen onder de loep gelegd, maar ook ontwikkeld met het oog op zowel online als weer live in de toekomst. “Voor ons quiz format zijn we nu een omgeving aan het ontwikkelen waarin het mogelijk is om met je mobiel antwoord te geven en daarop team scores in te zien. Deze kunnen we nu online goed gebruiken waardoor de quiz niet saai en langdradig wordt, maar ook straks weer in live onboarding sessies om de interactiviteit te verhogen!”verteltd Frank enthousiast.
De ultieme ijsbreker op een live onboarding event: jullie favorieten quiz
Nieuw quiz format in ontwikkeling voor online onboarding sessies waarbij je kunt meespelen via mobiel
Van Match Makers naar Online Team Hosts
Een van de grootste verandering vond Frank het werken met online hosts. “Onze hosts waren normaliter op live evenementen niet aan een specifiek team gekoppeld, maar online is het voor de interactie noodzakelijk dat één host per team beschikbaar is om het proces en alle stapjes daarbinnen te begeleiden”. De poule van team hosts bij Yes! We Connect werd daarom uitgebreid en getraind om de verbinding ook online te kunnen waarborgen.
De Match Makers op een live event
De Team Hosts zitten klaar voor een online onboarding sessie
Onze kracht kwam ook online tot uiting!
De eerste online onboarding sessies met de Rabobank in april met deze aanpassingen gingen gelukkig goed vertelt Frank: “Het was super spannend, maar we hadden goed contact met het Rabobank team en hadden samen veel testen en evaluaties gedraaid.” De stappen die bij live onboarding evenementen plaatsvonden, zoals kennismaken met collega’s, professionele informatie en de organisatie, bleven online gelukkig bestaan. “We konden mensen ook online hier doorheen meenemen én ze konden hieraan zelf bijdragen, onze kracht kwam dus ook tot uiting online!” Alleen qua timings moest er vaak nog een balans gevonden worden, maar dat bleek een mooie leerweg voor alle sessies daarna.
De eerste online onboarding sessie voor Rabobank in de studio op 30 april 2020
Presentatie van de Rabobank Onboarding Case tijdens Onboard.Week november 2020
De online onboarding sessies opende juist ook weer nieuwe deuren volgens Frank: “Je kan nu juist online onboarding sessies vanuit Nederland voor andere landen geven en een overkoepelend verhaal vanuit één brand neerzetten. Daarnaast kan je juist teams en mensen vanuit andere hoeken van de organisatie ontdekken door dit met elkaar flexibel op te zetten. Op die manier is er juist de mogelijkheid om op globale schaal verbinding te maken.”
Wat was de volgende stap na deze succesvolle eerste online onboarding evenementen? “Het professionaliseren van onze studio”, vertelt Frank, “hoe kunnen we de technische zaken als microfoons, licht en systemen slimmer aanpakken? We hebben veel plezier aan onze eerste studio beleefd, maar het was toch een vrij kleine ruimte met ons green screen en tafel setting. We miste, helemaal in deze tijden, meer ruimte om in te werken. Klanten vroegen ook vaak om een tweede studio ruimte voor andere settings tijdens de opnames.” Ook content partner VanSelfie was vaak op en neer aan het sjouwen met materiaal en techniek. Toen ontstond het idee om samen te gaan kijken: “want dan hadden we de optie voor nog meer ruimte!”.
De eerste online onboarding sessies zaten erop. Spannend, maar een succes! Een vernieuwd onboarding programma waarin de kracht van Yes! We Connect bleef en waarin nieuwe collega’s online konden verbinden met andere collega’s én de organisatie. De interactieve tools gingen op de schop, de kern werd behouden, de vorm was nieuw én dynamisch.
Hier eindigt het verhaal nog niet. De vervolgstappen zijn gezet met de zoektocht naar meer ruimte met nieuwe studio’s, samen met partner VanSelfie... Lees binnenkort verder in ons volgende blog in mei over deze zoektocht en jawel: dé verhuizing!
Benieuwd naar ons volledige avontuur van live naar online onboardingen? Lees ook de andere blogs in de YES! WE GO LIVE serie:
