5. Breng de complete onboarding journey in kaart
Onboarding Hack #5
Het kost je wat tijd en inspanning, maar als je de complete onboarding journey oftewel de medewerkersreis voor de onboarding van jullie organisatie eenmaal in kaart hebt gebracht, ga je al snel de voordelen ervan inzien.
Waarom breng je de hele onboarding journey in kaart?
Het in kaart brengen van de onboarding journey levert je het volgende op:
Een eenduidig overzicht van jullie complete onboarding met alle activiteiten en het doel ervan.
Een document waarin je makkelijk mensen kunt meenemen in het complete verhaal van de onboarding (nieuwe medewerkers, managers, kennisdragers, directie,…).
Een manier die je dwingt om de onboarding af te stemmen op de behoeften van nieuwe medewerkers.
Een manier om vast te stellen wat logisch of juist onlogisch is in het programma.
De basis voor verdere doorontwikkeling van het programma. Je kunt bijvoorbeeld makkelijk extra elementen toevoegen voor bepaalde doelgroepen (managers, engineers, beleidsmedewerkers,…)
Het programma en de logica van de opbouw vastleggen voor potentiele opvolgers.
Hoe doe je dat?
De manier die voor mij goed werkt is om te starten van groot naar klein. Dus eerst de grote lijn in kaart brengen en vervolgens steeds meer detail toevoegen.
Workshop met team – grote lijn in kaart brengen
Uitwerken in softwarepakket
Workshop met team - details bepalen
Uitwerken in softwarepakket
In de workshop werk je met elkaar samen op brown paper of flipchart wanden (het wordt al snel groot 😉).
Welke software is geschikt om een onboarding journey uit te werken?
Er zijn meerdere mogelijkheden om de onboarding journey uit te werken en vast te leggen. Even de 2 uitersten:
Blanco canvas
Denk bijvoorbeeld aan Excel en Miro. Hierin zet je naar eigen inzicht de onboarding journey op. Alles kan natuurlijk in deze systemen, maar je moet zelf de structuur aanbrengen. In Miro vind je wel een aantal templates die deels bruikbaar zijn zoals: de Customer Journey Map, de User Journey Map en de User Persona Template. Het voordeel hiervan is dat je software gebruikt die al bekend is in de organisatie.
Journey mapping software
Zelf gebruik ik graag het programma Smaply (www.smaply.com). Hierin zijn alle mogelijkheden om slimme en mooie journeys te realiseren al ingebouwd. De voordelen die wij ervaren:
Je bent minder tijd kwijt met het aanbrengen van de structuur.
Je kunt je meer focussen op de inhoud.
Je kunt de volgorde van de stappen in de journey heel makkelijk wijzigen.
Het is heel makkelijk om subjourneys aan te maken voor bijvoorbeeld onboarding events en onboarding apps die in je onboarding journey voorkomen.
De keuze is afhankelijk van je eigen voorkeur en de opties die jouw organisatie biedt om bepaalde software te gebruiken.
Herontwerp van de onboarding – Gap Analyse
Bovenstaande aanpak werkt ook heel goed om een herontwerp te maken van je onboarding programma. Je volgt de hele aanpak en laat het huidige programma in eerste instantie buiten beschouwing. Je gaat met een frisse blik aan de slag om het optimale onboarding programma te ontwikkelen.
Als dat op hoofdlijnen staat, pak je de huidige onboarding activiteiten erbij en bekijk je kritisch of deze voldoen aan en passen binnen het optimale programma. Deze stap noem ik de Gap Analyse. Je bent op zoek naar waar je huidige programma niet passend is of aansluit op het optimale programma. Dat zijn de onderdelen waarmee je aan de slag moet gaan.
Hoe helpen wij onze klanten hiermee?
Verbinding is dé succes factor in onboarding. Het is onze purpose dat zoveel mogelijk starters na hun onboarding echt het gevoel hebben: Yes! I feel connected. Maar dat creëren je niet in een halve dag. Samen met onze klanten brengen we hun huidige onboarding journey in kaart én de ideale onboarding journey voor hun specifieke organisatie. Wij helpen om steeds weer vanuit de nieuwe medewerker te denken en verbinding in te zetten als de rode draad van de onboarding.
Ben je geïnteresseerd geraakt in wat wij met Yes! We Connect kunnen doen om de kracht van verbinding in jullie onboarding te brengen? Neem dan contact met ons op.
“Onboarding Hacks” is een serie blogs van onze onboarding expert Frank Philips.
Deze blogserie bestaat uit 22 Hacks waarin elke keer één onderwerp centraal staat. De hacks komen voort uit ons werk aan de onboarding programma’s voor diverse grote organisaties. Het doel achter elke hack is om meer verbinding te realiseren in de onboarding. Doe er vooral je voordeel mee!
Om de 2 weken verschijnt er een nieuwe hack. Wil je niks missen meld je dan aan voor onze onboarding inspiratie updates.