Case: The Ocean Cleanup
Welkom sessie voor twee nieuwe collega's
Hoe zorg je voor een warm welkom van een nieuwe collega op afstand?
Het internationale communicatieteam van The Ocean Cleanup verwelkomde tijdens de lockdown een aantal nieuwe collega’s. De uitdaging: hoe maak je hen op een persoonlijke, ontspannen manier onderdeel van een hecht team.
We maakten een interactief programma met fun en inhoud. In anderhalf uur leerden collega’s elkaar én de eigenschappen van het team beter kennen. Aan de hand van deze case geven we je een aantal tips voor het organiseren van een online sessie voor een nieuwe collega – ook in een klein team.
Voorbereiding op de bijeenkomst
Kennismaken met elkaar start niet op het eerste moment dat je elkaar live – of digitaal – ziet. Betrek je team ook al vooraf bij de persoonlijke onboarding van een collega. Alle collega’s van The Ocean Cleanup werd gevraagd een complimentenkaart naar elkaar te mailen of appen. De ochtend voorafgaand aan de bijeenkomst zat bij iedereen een You Rock! of You Rule! kaart in de mailbox, wat direct zorgde voor een goede en open start van de sessie.
Get the conversations going
Dan: tijd om elkaar te ontmoeten! Wie is er allemaal aanwezig? Dat kan natuurlijk met een kort voorstelrondje, of in dit geval met onze COEN - COnversation ENgine. Deze online tool stelt telkens een nieuwe verrassende vraag op persoonlijk en professioneel vlak. Wat zou je doen als je de loterij zou winnen? Wat stop je altijd in je boodschappenmandje? Wanneer zit je op je werk helemaal in een flow? Door ieder teamlid een andere vraag te stellen, kom je in korte tijd veel te weten over de gekke eigenschappen of drijfveren van je collega’s. En is er genoeg stof om eventueel nog over door te praten.
“This was very fun! I think the questions portion could even be longer, and was really nice to get a variety of random info from the team.”
— Emma, The Ocean Cleanup
Het team in beeld
Naast kennismaken met elkaar, is het belangrijk om ook kennis te maken met de organisatie. Hoe ziet het team eruit waar je als nieuwe collega in terecht komt? Iedere team heeft bijzondere eigenschappen, ongeschreven regels en een eigen sfeer.
Deze werden met elkaar op een digitaal whiteboard geplot:
Hoe zien de teamleden hun eigen team? En hoe zien de nieuwe teamleden dit?
Wat wens je voor dit team? Mist er nog iets, kun je iets meenemen uit je eerdere werk?
En: hoe kunnen we dit met elkaar bereiken?
De antwoorden op het whiteboard werden voor iedereen zichtbaar. Dit was gelijk een mooie aanleiding om hier open op door te praten. Over zowel the good als the bad.
I’ve got the music… ultieme verbinding tijdens de muziekquiz
Muziek verbindt. Een favoriet nummer vertelt een boel over iemand. Om deze reden stuurden alle collega’s van The Ocean Cleanup vooraf een lievelingsnummer op. Daarnaast koos één leidinggevende collega voor ieder teamlid een lied uit. Deze nummers werden toegevoegd aan de Yes! We Connect Muziekquiz. Bij ieder teamlid werden twee nummers gedraaid; de zelfgekozen favoriet en die door de leidinggevende gekozen. Aan de rest van het team om te gokken: welk van de twee is écht het lievelingsnummer? Bij de onthulling vertelde iedere collega waarom dit nummer zijn all time favoriet was. Een vakantieherinnering, gevoel van vrijheid…
Dit was een pilot, maar we zijn druk bezig om deze muziekquiz door te ontwikkelen in samenwerking met Airsolid. Deze tool gaat JUKE heten en is bijna klaar voor gebruik.
Spontaniteit mag
Een online sessie staat of valt met goede regie en techniek. Zorg er daarom voor dat je deze basis op orde hebt. Dat schept namelijk ruimte voor spontaniteit. Om in deze sessie muziekquiz te kunnen spelen, werd iedereen gevraagd een hoofddeksel te zoeken. Dit leidde tot een spontane strooptocht door iedereens woonkamers en keukens. En tot vraagtekens bij de petten en hoeden die in iemands huis lagen. Het petje op of af was de manier om de vragen uit de muziekquiz te beantwoorden – maar gaf ook een kort moment van gezellige dynamiek.
“Maybe I would add something about choosing a random item from your home - was exciting with what hat everyone pulled out on the go :D”
— Viktorija, The Ocean Cleanup
