19 Tips om jouw online events persoonlijk en interactief te maken

Inspiratie: Onze tips
Geschreven door Monique de Goeij

Persoonlijk en interactief dat is de basis van alles wat we bij Yes! We Connect doen. En tot voor kort waren dat vooral LIVE sessies. Nu is het nieuwe normaal ineens ONLINE. Misschien organiseer jij inmiddels ook wel online events en meetings en ben je, net als wij, op zoek naar de beste aanpak om dit ook zo persoonlijk en interactief mogelijk te maken. We proberen dingen uit, gaan op ontdekkingstocht, praten met veel mensen en proberen zo de beste inzichten te verzamelen. En die delen we graag met jou.

Dit blog groeit en leeft. Er komen steeds nieuwe ideeën en inzichten bij. Hieronder 19 tips om online events persoonlijk en interactief te maken.

Tips: Online events – persoonlijk en interactief

De tips zijn ingedeeld in 5 categorieën:

  • Algemene set-up

  • Event design

  • Communicatie vooraf

  • Tijdens de sessie

  • Communicatie achteraf

Algemene set-up

1. Kies je platform
Er zijn diverse opties om online events op te zetten. Voor bijeenkomsten met teams, afdelingen of bedrijfsonderdelen tot ca. 200 personen waarin je ook interactie tot stand wilt brengen, kies je bijvoorbeeld voor Zoom, MS Teams of Webex. Dit zijn de grootste platforms, maar er zijn er natuurlijk meer. Even in het kort:

  • Zoom biedt de beste mogelijkheden voor een persoonlijke en interactieve meeting. Er is wel veel gedoe rondom het privacybeleid van Zoom. Daarom mag het bij veel organisaties niet gebruikt worden. Zoom werkt nu hard aan haar beveiliging.

  • Microsoft Teams wordt door veel grote organisaties als enige mogelijkheid aangeboden aan medewerkers. Het wordt gezien als veilig en het wordt meegeleverd met het Office pakket, dus is al voor veel organisaties “in huis”. Qua functionaliteiten is Teams nog niet zover als Zoom. Maar er komen nu wel steeds meer Zoom-achtige opties bij.

  • Webex is een ander groot platform, gemaakt door Cisco. Het lijkt erop dat bijvoorbeeld de Rijksoverheid de voorkeur voor dit platform heeft.

Met Yes! We Connect organiseren we online events waarbij we werken met alle bovengenoemde systemen. En hopelijk is 3 dan genoeg 😊. 

2. Ga testen, proberen, leren en finetunen
Om snel te ontdekken hoe je het beste een online event kan organiseren en inzicht te krijgen in de bestaande platforms, kun je het beste direct aan de slag gaan.

  • Ga gewoon beginnen. Gebruik Zoom eens voor de vrijdagmiddagborrel. Of geef een presentatie van je project in Teams. Als je bezig bent, komen al snel de vragen.

  • Bekijk tutorials. Alle systemen bieden tutorials om je op weg te helpen. Ook vind je vaak het antwoord op je vragen door een YouTubefilmpje te bekijken.

  • Doe mee aan testsessie van anderen. We hebben deelgenomen aan verschillende sessies: van grote strak georganiseerde webinars tot kleine free format online jam sessies. Iedere keer leer je weer iets nieuws. Als deelnemer ontdek je ook gelijk hoe je het van die kant ervaart. Als je wilt kun je bij ons meedoen aan gratis demosessies. Je krijgt inzicht in de mogelijkheden van Teams, Webex of Zoom én leert direct meer over onze aanpak van online events! Kijk hier voor sessies en data.

  • Plan voor een groter event meerdere testsessies. We hebben ervaren dat je steeds weer nieuwe dingen leert en meer in detail tot inzichten komt als je meerdere testsessies voor je online event organiseert. Begin met alleen de techniek te testen en verdiep je in alle mogelijke instellingen en opties, ga daarna spelen met de verschillende interacties, vervolgens ga je testen met de inhoud, tot slot test je tijdens een dry-run alle details en de hele flow. Het is zonde als de presentator zit te stuntelen om de slides full screen te tonen, dit haalt de hele flow uit een meeting.

3. Zorg voor de juiste materialen en setting
De grootste stress komt natuurlijk van de verbinding, waarmee we in dit geval puur het technische signaal bedoelen 😉. 

Je hebt lang niet alles onder controle, maar je kunt er wel veel aan doen:

  • Vaste lijn – maak gebruik van een vaste lijn. Een wifisignaal is minder stabiel dan een kabel. Thuisnetwerken zijn vaak ook minder stabiel dan kantoornetwerken. Mocht je toch thuiswerken en geen vaste lijn tot je beschikking hebben, zorg er dan voor dat alléén jouw computer gebruikt maakt van het beschikbare wifinetwerk.

  • Goede computer – gebruik een computer die up-to-date is, geen oud en brak beestje.

  • Voer updates en downloads uit – anders kan het gebeuren dat er net een zware Windows update geïnstalleerd wordt als je middenin je sessie zit.

  • Goed beeld en licht – zorg voor goed licht, liefst vanaf de voorkant (schijnt in je gezicht). Licht dat vanachter komt zorgt ervoor dat jouw gezicht donker wordt. Daglicht is mooi, maar kan ook snel veranderen.

  • Goed geluid – werk bijvoorbeeld met een headset of microfoons en oordopjes.

Om te zorgen dat de technische aspecten van een online event goed verlopen, hebben wij ervoor gekozen om een eventstudio in te richten. Misschien  is dit ook een optie voor jouw organisatie. Uiteraard kan je ook gebruik maken van onze studio.

Helaas kan je tijdens een event niet alles controleren. Zorg daarom altijd voor een back-up plan. Wat doe je als een presentator wegvalt of hapert? Of als je beeld het niet meer goed doet? Zet bijvoorbeeld  een poll klaar of praat met de deelnemers over een onderwerp uit de sessie, totdat de techniek weer werkt en je het programma kan oppakken.

4. Gebruik een green screen
Door een green screen krijg je een totaal andere beeldervaring. De presentator zich door de ruimte bewegen en de presentatie, sfeerbeelden en/of filmpjes zie je op de achtergrond verschijnen. Denk aan de weerman of -vrouw op tv. Voor het beste resultaat heb je een studio set-up nodig, voornamelijk voor het uitlichten van het green screen, anders werkt deze niet goed.

5. Stel een top team samen 
Net als bij een live event heb je voor het laten slagen van een online sessie ook een sterk team nodig. Voor een soepele online sessie wil je minimaal de volgende rollen ingevuld hebben: 

  • Presentator, die de bijeenkomst in goede banen leidt

  • Host, die de bijeenkomst in goede banen leidt achter de schermen (technische support, gebruik van Zoom/ Teams/ Webex, presentaties voorzetten, bijhouden van de chat etc.)

  • Moderatoren, die subgroepjes begeleiden in het programma.

  • Techniek crew, denk ook na over een technische partner die kan zorgen voor een stabiele stream, goed beeld en mooi geluid.

Het is handig om dit team te betrekken bij het ontwerp van de sessie en natuurlijk bij de generale repetitie/doorloop. Zorg voor een helder draaiboek of script zodat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

Event design

6. Stel een helder doel
Stel een helder doel voor jullie online event. Wat wil je bereiken met het event? Tijdens een teambuilding wil je dat collega’s elkaar beter leren kennen en plezier hebben. Bij een strategisch event wil je informeren en betrekken. Bij een introductiedag wil je zorgen voor een warm welkom en kennismaking met elkaar.

Bij een kick-off van een verandertraject verwacht je misschien ander gedrag na het online event van de deelnemers. Bedenk wat je hiervoor nodig hebt om dit te bereiken. Hoe zou je hier tijdens het online event al mee aan de slag kunnen gaan?

Dit is het belangrijkste onderdeel van de opbouw van je (online) event. Richt ook een evaluatie in waarmee je in kaart brengt of de doelen die je voor ogen had zijn bereikt.


7. Denk na over de opbouw
Live events duren vaak halve dagen, een hele dag of zelfs meerdere dagen. We hebben ervaring met bijeenkomsten in kleine groepjes tot honderden deelnemers. Online werkt dit weer anders.

Wil je bijvoorbeeld veel vertellen en/of doen? Denk er dan eens over na om je online sessie uit te smeren in losse blokken over meerdere dagen of weken en in de tussentijd de deelnemers te blijven betrekken of voeden met informatie.

Wil je een hoge mate van interactiviteit dan kan is het misschien logischer om 6 losse online events met 50 collega’s te plannen in plaats van eentje met 300 deelnemers.


8. Zorg voor een goede flow
Wanneer heeft een meeting een goede flow? Het zit hem vooral in de details. Al die kleine dingen, die er samen voor zorgen dat de energie gaat stromen en dat een bijeenkomst klopt. We hebben er lang aan gesleuteld om onze live events kloppend te krijgen. Online is dat zeker ook een grote uitdaging. Een online sessie vraagt veel van de concentratie van de deelnemers. De flow en tijdsindeling echt anders dan bij een live event.

  • Organiseer een handige ‘inloop’. Bij een live event zorgen we voor duidelijke routebeschrijvingen en parkeermogelijkheden. Toch komen deelnemers soms te laat aan. Dat is bij online events niet anders. De methoden om dat te voorkomen en de instructies zijn wel anders. Je hebt deelnemers die zich ruim van te voren al willen voorbereiden door de techniek vast te testen en je hebt deelnemers die de laatste minuut binnen komen zonder beeld en geluid. Wie verwacht je? Werken ze al langer met het gekozen systeem? Hoe tech-savy zijn ze? We hebben nu voor het event al een technisch uurtje voor deelnemers die vast willen testen. We hebben een kwartier voor aanvang een inloop, waarbij we zorgen voor interactie. Er is een apart kanaal voor technische vragen en deelnemers bij wie alles goed gaat kunnen alvast met elkaar kennismaken.

  • Zorg voor een goede timing. Heeft het programma voldoende vaart en gaat het niet te snel? Kloppen de pauzemomenten of break-outs? Het voordeel van online sessies is dat deelnemers geen reistijd hebben en pauzes kunnen ook korter want er zijn geen rijen bij de koffie en het toilet ;-). Andere programma onderdelen kosten online juist meer tijd. Een voorstelrondje waarbij je verbinding voelt gaat vaak minder snel dan wanneer je iedereen goed kunt zien. Dus denk goed na over de juiste timing en organiseer voorafgaand aan je event een dry-run ofwel proefrondje.

  • Zorg ervoor dat de meeting afgelopen is op de aangekondigde eindtijd. Deelnemers hebben veel waardering voor het feit dat een event afgelopen is op de aangekondigde eindtijd. Om hiervoor te zorgen kan je bijvoorbeeld in je draaiboek iets meer tijd rekenen voor de geplande onderdelen. Dit voorkomt haast en stress.

  • Houd de informatie overdracht zo compact en strak mogelijk. Ga voor korte online presentaties (luisteren) afgewisseld met momenten waarop de deelnemers iets kunnen doen. Bereid teksten en presentaties goed voor. Zorg voor een strak script van de informatie die je wilt delen. Zo blijft er meer ruimte over interactie en onderling contact.

  • Wissel energie en verdieping af. Thuis zijn deelnemers sneller afgeleid dan op een live bijeenkomst, dus zorg voor voldoende energieke impulsen en interactie en wissel dat af met momenten met meer rust en verdieping. We hebben al van alles langs zien komen! Van gezamenlijke jumping jacks tot megadiepe gesprekstof. Je kunt bijvoorbeeld in plenaire gedeeltes met grote groepen zorgen voor veel energie en verrassing en dat afwisselen met break-outs in kleine groepen waarbij meer rust en verdieping is. Of begin met fun en energie en werk steeds meer toe naar inhoud en verdieping en sluit dan weer of met een energizer.

  • Denk na over het muten en unmuten. Wanneer is het gewenst dat iedereen kan meepraten en wanneer werkt het juist verstorend? Bedenk vooraf hoe je de meeting wil starten: iedereen gemute of juist niet. Laat je keuze bijvoorbeeld afhangen van het aantal deelnemers en je doelen.

Communicatie vooraf

9. Betrek de deelnemers vooraf
Stuur een mooi opgemaakt uitnodiging, richt een event website in of open een groep op jullie intranet. Betrek deelnemers vooraf door:

  • filmpjes, presentaties en artikelen te delen

  • inzicht te geven in wie er komt en te zorgen dat deelnemers al kennis kunnen maken

  • deelnemers vragen te laten inbrengen en eventueel ook antwoorden te laten uitwisselen

  • al ideeën uit te wisselen, bijvoorbeeld via een mindamp of canvas in Miro of Mural.

Voor het bovenstaande communicatietraject hebben we vanuit Yes! We Connect een mooie totaal oplossing klaarstaan; een event website voor jouw online meeting. Vooraf kunnen deelnemers connecties ontdekken, hoi zeggen tegen elkaar en raden naar elkaars overeenkomsten.

10. Technisch hulpuurtje dag van tevoren
De deelnemers aan je online event zijn niet allemaal even bedreven de software en hardware die nodig zijn om je event soepel te laten verlopen. Plan daarom een ruim van te voren een moment in om je deelnemers te helpen en de techniek te testen. Een techniekuurtje, een dag voorafgaand aan het event is vaak voldoende.

 We hebben zelfs bij de organisatie van een online introductiedag de afspraak gemaakt dat dat mensen niet deel mogen nemen aan het online event als ze niet bij het hulpuurtje zijn geweest om hun techniek te testen. Hierdoor kunnen we een optimale sessie garanderen voor alle aanwezigen.

11. Bezorg een borrelbox, lunchbox of snackbox
Superleuke teaser! Bezorg een paar dagen voor de online sessie een pakket bij de deelnemers. En dat kan in alle soorten en maten:

Tijdens de sessie

12. Gebruik de kracht van het medium 
Live heeft natuurlijk grote voordelen, maar ook Online heeft zijn sterke kanten. Mensen zijn veel meer gefocust op beeld en geluid. Hier kun je op allerlei manieren mee aan de slag.

  • drama en theater - hiermee kun je allerlei emoties opwekken. Denk bijvoorbeeld aan een zandtekenaar, live muziek of een relaxte DJ.

  • virtual backgrounds – hiermee kun je de deelnemers eigen achtergronden geven, waarmee ze bijvoorbeeld uitdrukken hoe ze zich voelen of bij welk team ze horen. Zelf hebben we achtergronden ontworpen voor een check-in, voor de teamindeling en welkom backgrounds voor de team hosts.

  • green screen - een green screen heeft nog meer mogelijkheden. Wij hebben er eentje in de studio gebouwd. Hiermee kunnen we de presentator letterlijk door presentaties laten lopen of in allerlei bijzondere werelden lanceren. Bij ieder programma onderdeel kunnen we inspelen op de inhoud. Van serieus inhoudelijk tot verrassend hilarisch! 

  • audio gebruiken - laat de mensen eens hun ogen sluiten. Door de koptelefoon horen ze een bijzondere podcast met natuurgeluiden of juist indringende muziek, de visie van jouw organisatie of ...

13. Vraag iedereen om een item te zoeken in huis
Leuk voor voorstelrondjes: zoek een persoonlijke item in je huis en vertel hier iets over. Een variant hierop is om dit idee in te zetten als een break in het programma. Neem even 5 minuten tijd om naar het toilet te gaan, drinken te pakken en zoek een hoofddeksel op. Met dit hoofddeksel kun je dan vervolgens iedereen deel laten nemen aan de quiz. Petje op voor antwoord 1, petje af voor antwoord 2.

14. Betrek de deelnemers bij de inhoud met polls en chats.
Mensen voelen zich meer betrokken bij je event als ze mee kunnen praten. En om het echt goed te krijgen, moet je extra tijd en energie stoppen in het verhaal van je meeting. Hieruit volgen dan de mogelijke interactie momenten. Het is overigens in zowel Zoom als MS Teams als ook Webex mogelijk om polls en chats in te voegen.

  • poll – vraag de deelnemers om te reageren op een stelling. Hiermee kun je ze uitlokken om hun mening of een gevoel te delen of zelf het programma te beïnvloeden. Deel de resultaten ook direct.

  • chat – dit kun je als een open kanaal inzetten, maar ook gebruiken om mensen te vragen om specifieke reacties te geven op de inhoud van presentaties. 

  • Q&A en upvoting - laat deelnemers vragen posten in een Q&A en vraag alle deelnemers om interessante vragen te upvoten door die een duim te geven. Zo krijg je inzicht in welke vragen je het beste kunt behandelen.

  • raise hands - heb je veel deelnemers dan heb je in Zoom een handige Raise Hands functie die je kunt gebruiken zodat niet iedereen door elkaar gaat roepen

  • whiteboards - in Microsoft Teams zit een heel handig InVision Freehand whiteboard functie waarmee je op ene superleuke manier kunt samenwerken met elkaar.

De chat en poll kun je vaak het beste laten beheren door een host. Hij of zij kan de belangrijkste inzichten filteren en deze doorgeven aan de presentator.

15. Gebruik break-outs
In kleine groepen tot ca. 10 personen kun je ook in een groter online event de verbinding met elkaar aangaan. In Zoom, MS Teams en Webex heb je de mogelijkheid om mensen in break-outsessies uit elkaar te laten gaan.

Hou de break-outs kort en zorg voor een duidelijke opdracht. Zelf hebben we ervoor gekozen om elke break-outsessie te laten begeleiden door een moderator. Deze kent het programma en doel van het event, zorgt voor de voortgang en timekeeping. De moderator houdt ook in de gaten dat iedereen aan de beurt komt. In een break-outsessie kun je bijvoorbeeld:

  • elkaar beter leren kennen

  • ontdekken wat ieders professionele inbreng is

  • presentaties nabespreken en vragen bedenken

  • brainstormen

  • plannen uitdenken of aanscherpen

  • ... en nog veel meer.

Er zijn voor al deze functies mooie (online) werkvormen beschikbaar. Deels realiseren we dit zelf en deels gebruiken we tools die binnen de systemen aanwezig zijn.

16. Laat de deelnemers bepalen waar het over gaat
Juist in een online sessie kun je deelnemers extra invloed laten uitoefenen op het verloop van de presentatie of het interview. Bouw je presentatie of het gesprek op in korte blokken. Na elk blok krijgen de deelnemers een poll voorgelegd met een aantal startvragen of onderwerpen voor het volgende blok. Op deze manier is iedereen betrokken en extra alert in de sessie. Deze opzet vraagt wat extra voorbereidingstijd, maar voor iemand met voldoende ervaring moet dit geen probleem zijn.

Communicatie achteraf

17. Alle uitwerkingen en informatie beschikbaar maken
Na de bijeenkomst stuur je alle relevante stukken en presentaties toe of verzamel je deze op een online eventsite. Daarbij is het natuurlijk ook mooi om alle uitwerkingen te delen die tijdens de online meeting tot stand zijn gekomen. Bij Microsoft Teams zijn gedeelde bestanden, polls en de chat automatisch beschikbaar in het kanaal.

18. Vragen en antwoorden door laten lopen
Hou een kanaal open om vragen en antwoorden met elkaar uit te wisselen. De online sessie is waarschijnlijk maar kort geweest en het kan goed zijn dat er vragen onbeantwoord zijn gebleven of dat deze later nog opkomen bij de deelnemers.

19. Evaluatie
Stuur de deelnemers een of meerdere evaluaties. Bijvoorbeeld een evaluatie na de online sessie en een eind evaluatie na afronding van het gehele online traject. In de evaluatie kun je vragen naar de ervaringen van de deelnemers of stel vragen zeker die leiden tot inzicht in de voortgang van de realisatie van je doel. Vertoon je nu ander gedrag? Doe je nu iets anders?

Ook de communicatie achteraf ondersteunen we vanuit Yes! We Connect met een eventsite. Deelnemers kunnen daar ook dates met elkaar inplannen om bijvoorbeeld virtueel koffie te drinken.

We gaan de komende tijd nog veel ontdekken en met je delen!

We zijn ook erg benieuwd naar jouw ervaringen, tips en tricks. Stuur ze naar frank@yesweconnect.nl. Dan krijgen ze een mooi plekje in dit blog of op onze socials.

Je kunt ook altijd contact opnemen om met ons te sparren om zo jouw online meeting of event echt persoonlijk en interactief te maken.

Ciao, see you online!

Wil je vast meer lezen over onze aanpak voor online events?
Download dan hier de brochure:

 
Monique de Goeij
Vorige

Case: The Ocean Cleanup
Volgende

Keep connecting