5 Succesfactoren Good to Great meetings: Energie (4)

SOM DER DELEN – Over energie in je meeting
“Wanneer heeft een meeting een goede flow?” “Tja moeilijk te zeggen. Als alles klopt, denk ik.” Dat is natuurlijk ook zo, het zit hem in de details.

Expertise
Al die kleine dingen, die er samen voor zorgen dat de energie gaat stromen. Op dit punt is de expertise van professionele meeting organisers goud waard. Ervaring met het organiseren van meetings zorgt ervoor dat je inzicht krijgt in hoe keuzes uitpakken en welke elementen op elkaar doorwerken. Zo moet de locatie aansluiten bij de doelgroep en de thematiek. Zijn er voldoende energieke impulsen ingebouwd, zoals sprekers en entertainment? Heeft het programma voldoende vaart en gaat het niet te snel? Kloppen de breakmomenten?

Voorbeeld uit de praktijk
Mensen hebben veel waardering voor het feit dat een bijeenkomst afgelopen is op de aangekondigde eindtijd. In het programma waren alle onderdelen net iets ruimer gepland dan noodzakelijk. Hierdoor liep de uitvoering continu een paar minuten voor op het programma met als resultaat dat de meeting 10 minuten eerder afgelopen was dan gepland. Dat waardeerden de deelnemers enorm. Geen stress over of het wel op tijd afgelopen zou zijn. Een klein detail, dat zowel positief als negatief kan doorwerken.

Klantreis voor je meeting
Energie laten stromen in een meeting is maatwerk en heeft ook tijdens de uitvoering aandacht nodig. Om hier grip op te krijgen en niet voor verrassingen te komen staan, kun je per doelgroep een klantreis uitwerken voor je meeting. Hierin beschrijf je vanuit het perspectief van de deelnemer, de sponsor of de organisator het hele traject van aanleiding, voortraject, meeting, natraject en de aanleiding voor de volgende meeting. Door deze benadering stuit je op alle details die de energie stroom in je meeting beïnvloeden. Laat je meeting Rocken!