5 Succesfactoren Good to Great meetings: Betrokkenheid (3)

RAAK EN HOU VAST – Over betrokkenheid bij je meeting
Door de deelnemers aan je meeting invloed te geven op de inhoud, creëer je betrokkenheid.

Persoonlijk contact vooraf
Je kunt mensen de mogelijkheid bieden om ideeën in te brengen. Hiervoor kun je een email uitsturen, een linkedin group inrichten, een poll uitzetten, een chatfunctie op de website maken, of een van de andere vele online tools inzetten. Onovertroffen op dit gebied is echter de telefoon pakken of nog beter, een persoonlijke ontmoeting. Door mensen te interviewen creëer je een enorme binding met de meeting. Uit de zo verkregen ideeën maak je een keuze, of je betrekt ook hierbij de deelnemers. Dit kun je doen door een online stemming te houden om te zien welke ideeën het meeste aanspreken.

Betrokkenheid tijdens de bijeenkomst
Hou de deelnemers tijdens de meeting betrokken door te vragen wat ze van de meeting vinden, misschien kun je nog verbeteringen aanbrengen. Geef ook je eigen betrokkenheid als organisator van de meeting aan. Communiceer in de uitnodiging waarom iemand uitgenodigd wordt. Of laat de directeur in de openingsspeech uitleggen waarom hij het zo belangrijk vindt dat deze mensen vandaag bij elkaar zijn.

Feedback
Vraag na de bijeenkomst om feedback door een (korte) enquête af te nemen. Is er aan de verwachtingen voldaan? Met 2-3 meerkeuze vragen maak je tevens de relevantie meetbaar zoals in ‘Good to Great meetings: Relevantie’ is besproken. Met 1 of 2 open vragen geef je deelnemers de mogelijkheid een persoonlijke toelichting te geven. Wat vond je goed aan de bijeenkomst? Wat kon beter?

Al met al klinkt dit misschien omslachtig, maar daar staat wel iets tegenover.Betrokkenheid zorgt voor: een hogere aanmelding, lagere no-show, hogere waardering en loyaliteit.